Améliorer sa productivité avec une « Done List »

Améliorer sa productivité avec une « Done List »

21, Juin, 2022 | Gestion du temps et des priorités

Améliorer sa productivité avec une "Done-List"

Dès qu'il est question de productivité et d'efficacité, beaucoup ne jure que par la ToDo list ! Et c'est une bonne chose !

Cependant, il y a un petit outil méconnu qui peut faire des miracles : la "Done List".

Bien souvent, on passe nos journées sur des tâches diverses et variées et on a parfois des difficultés à savoir précisément ce qu'on a fait… Je suis sûre que vous voyez ce que je veux dire !

C'est à ce moment-là qu'on va faire entrer la notre petit outil dans la danse ! Il s'agit ici de lister, non pas ce qu'on a à faire, mais ce qu'on a fait !

Cela nous permet, non seulement, de savoir à quoi nous avons occupé notre temps, mais aussi, à nous rendre compte de TOUT ce qu'on a fait.

Lorsqu'on travaille sur un projet à long terme, il est difficile de se rendre compte de son avancée, car, bien que nous accomplissions une multitude de petites tâches, le projet principal n'est pas finalisé.

Finalement, on a l'impression que nous avons passé la journée à brasser de l'air alors que rien ne saurait être plus éloigné de la vérité…

Gestion du temps et des priorités

par Anne | 21 Juin 2022

Ahhhh la productivité, l'efficacité... on rêve de se dire qu'on est des vraies machines de guerre du timing !

Alors, on met au point tout un tas des techniques pour gérer son temps, on fait des Todo list avec tout ce qu'on doit faire sur notre journée, parfois même, on va jusqu'à planifier la semaine, le mois, le trimestre, etc., vous avez l'idée !

Et systématiquement, y'a un foutu grain de sable dans le rouage, on ne sait pas quoi, on ne sait pas quand, mais d'un coup, on est mercredi et ce qu'on devait faire lundi est toujours dans les tuyaux... Ne me dites pas que ça ne vous est jamais arrivé, je ne vous croirais pas 😂 !

Ne vous flagellez pas aux orties fraîches, ça n'arrangera rien !

Concrètement, ça donne quoi ?

Pas besoin de mettre en place un système de folie ! Vous pouvez utiliser une section dédiée dans votre agenda si vous êtes adepte du papier.

Sinon vous pouvez utiliser un outil comme OneNote dans lequel vous pourrez ajouter toutes les petites tâches annexes qui vous ont pris du temps sans que vous vous en rendiez compte !

Vous voyez, rien de sorcier, si ce n'est qu'il faut s'astreindre à tout noter au moment où on le fait pour ne pas oublier !

Et les bénéfices alors ?

Cela ne va pas révolutionner votre vie mais je peux vous assurer que cela va vous conforter ou vous réconforter dans l'idée que vous n'êtes pas une truffe en matière de productivité ! Et cela me semble être déjà un bon point, non ? 😂

Vous allez aussi vous rendre compte du temps colossal que prennent ces petites tâches de rien du tout que vous accomplissez tout au long de votre journée.

Du coup, vous allez retrouver une estime de vous que vous pensiez avoir perdue depuis que vous vous êtes persuadé(e) que vous ne saviez pas vous organiser ! Et ça, c'est un autre bon point et pas des moindres !

Moralité : Avoir une Todo list, c'est bien. Mettre en place une Done list, c'est mieux !

Et qu'est ce qu'on fait ensuite ?

Ensuite, vous allez regarder sur une semaine ou deux tout ce que vous avez noté sur votre liste.

Cela va vous donner des idées d'axes d'amélioration dans la gestion de vos journées ! Vous savez que chez KairosAnne, la qualité fait aussi partie de mes objectifs ; c'était donc évident que j'allais vous parler d'amélioration continue !

Par exemple, vous pouvez définir un moment dans la journée ou la semaine où vous allez faire toutes ces petites tâches en one shot. N'hésitez pas utiliser les techniques de gestion du temps que j'adore : time blocking et batching ! Voir la vidéo !

C'est une nouvelle habitude à prendre, je vous le concède, mais au final, vous serez gagnant en efficacité, alors ça vaut peut-être le coup de se forcer un peu 😉 !

Ce qu'il faut retenir de cet article :

Nous vivons tous à 200 à l'heure (et c'est un minimum 🥵), nous avons des listes de tâches longues comme le bras dont on ne voit jamais le bout... Et pourquoi ? Parce qu'on continue à charger la mule avec des "trucs" qu'on fait par-ci, par-là. Bien sûr, ce sont de petites choses, donc on ne se rend pas compte du temps que cela nous prend. Et pourtant…

La solution pour ne pas fondre en larmes en fin de journée après avoir constaté qu'on n'avait pas fait grand-chose (selon la Todo list bien entendu), c'est de noter toutes ces petites choses qui n'étaient pas prévues et qui sont venues encombrer notre planning déjà bien blindé 😏...

Pensez-y et prenez l'habitude de faire une Done List, vous allez être surpris !

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Gestion du temps – La loi de Murphy

Gestion du temps – La loi de Murphy

15, Juil, 2021 | Charge mentale au travail, Gestion du temps et des priorités

Gestion du temps - La loi de Murphy

Ah le temps... cette ressource si rare que l'on dépense sans compter... Et c'est hélas notre productivité qui va faire les frais de cette dépense inconsidérée.

Notre productivité, comme beaucoup d'autres choses dans notre vie, est régie par des lois. Je vous en ai sans doute déjà parlé.

Aujourd'hui, je vais vous parler de la Loi de Murphy, appelée aussi loi de la tartine beurrée ou Loi de l'Emmerdement Maximum. Ce n'est pas joli, mais il faut parfois appeler un chat, un chat !

Gestion du temps et Loi de Murphy

Au sommaire :

  • La loi de Murphy, c'est quoi en fait ?
  • Loi de Murphy = pessimisme absolu ?
  • Prendre en considération la Loi de Murphy
  • Tourner les embûches à son avantage.

1 - Qu'est ce que la Loi de Murphy ?

On l'appelle aussi la loi de la tartine beurrée ou la loi de l'emmerdement maximum.

Edward A. Murphy Jr. était un ingénieur aérospatial américain en fonction dans les années 47-49. C'est lors d'une série de tests réalisés durant cette période qu'il aurait dit  « Si ce gars a la moindre possibilité de faire une erreur, il la fera. »

Selon l'un de ses fils, il aurait plutôt voulu dire « S'il y a plus d'une façon de faire quelque chose, et que l'une d'elles conduit à un désastre, alors il y aura quelqu'un pour le faire de cette façon. »

Quoi qu'il en soit, on la résume maintenant par

"Tout ce qui peut mal tourner tournera mal".

En productivité, la loi de Murphy signifie que chaque tâche que l'on accomplit prend toujours plus de temps que ce qu'on avait planifié au départ.

2 - La loi de Murphy fait-elle de nous des pessimistes absolus ?

Je dirais plutôt qu'elle nous rend prudent ! Une fois qu'on a bien intégré l'idée qu'il y a des risques que quelque chose puisse aller de travers, on va faire en sorte de planifier le risque pour ne pas être pris au dépourvu.

C'est un concept que l'on retrouve également dans la qualité dans le cadre de l'anticipation et planification des risques.

Il ne s'agit pas de devenir pessimiste et de se  dire que quoi qu'on fasse, ça va aller de travers, mais au contraire d'être prêt à faire face à la situation si elle se produit.

Il s'agit simplement de devenir expert en plan B !

Je n'ai pas pu trouver l'affiche en français, mais vous pouvez voir que La Loi de Murphy est maintenant devenue LES Lois de Murphy ! 

3 - Prendre en considération la loi de Murphy

Qui n'a jamais entendu le bon vieil adage "mieux vaut prévenir que guérir" ?

Cela rejoint tout à fait la prise en considération de la Loi de Murphy. Pour le sujet du time-management, cela va notamment passer par partir plus tôt pour un rendez-vous. En effet, quand on part juste à l'heure, voire même avec 1 minute de retard, c'est à ce moment-là que la voiture tousse au démarrage, que vous ratez votre train parce que vous avez cassé votre talon, que vous n'avez plus de tickets de métro sur vous, enfin bref, vous voyez l'idée !

Gardez des périodes tampons dans votre agenda, n'enchaînez pas les rendez-vous car vous allez forcément en avoir un qui va durer plus longtemps que prévu et faire capoter votre planning. (Si seulement mon médecin lisait cet article... Dans son cas, chacun de ses rendez-vous aggrave son planning 😡 donc bonjour l'attente pour le patient de 16h15)

Donc le maître-mot pour prendre en considération la loi de murphy, c'est

AN-TI-CI-PA-TION

Tout ce qui est anticipé n'est pas un problème puisqu'il y a déjà une solution prévue.

4 - Tourner les embûches à son avantage

Malgré tous vos efforts pour anticiper, planifier, contrecarrer cette fauteuse de trouble qu'est la loi de Murphy, il peut (et va !) arriver des galères. 

Coincé dans l'ascenseur sans le moindre réseau par exemple. Ah bon, ça sent le vécu ?!

On ne peut rien faire à part attendre, c'est comme ça. Il faut aussi accepter de lâcher prise sur certaines situations et prendre la vie avec philospohie. C'est ennuyeux mais se rouler par terre en battant des pieds (vous avesz l'image ?!) ne changera rien.

Pour ce qui est de tourner réellement les galères en avantage, il s'agit en fait de considérer chaque erreur comme une leçon et d'en tirer les bénéfices. On ne peut rien faire pour le lait renversé mais on peut prévoir quelque chose pour que cela n'arrive plus !

Gestion du temps - La loi de Murphy

Ce qu'il faut retenir de cet article :

En gestion du temps, la loi de Murphy n'est pas une fatalité, elle est simplement là pour nous rappeler qu'il faut anticiper ce qui peut aller de travers et prévoir du temps pour l'imprévu.

Il y aura toujours un grain de sable prêt à enrayer votre rouage, mais si vous avez prévu le coup, cela ne sera qu'un simple contretemps au lieu d'une catastrophe.

Besoin de coaching, de conseil ou de formation ? Contactez-moi, c'est mon métier !

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5 Impératifs de planification

5 Impératifs de planification

22, Fév, 2021 | Gestion du temps et des priorités

5 impératifs de planification

5 impératifs de planification

Comme vous le savez déjà, la productivité et l'efficacité peuvent presque être qualifiées d'obsession ! Je les assume pleinement car j'aime savoir où passent mes 86400 secondes quotidiennes !

Bien sûr, une bonne productivité passe par une bonne planification de ses journées et il est évident qu'on ne planifie pas tout et n'importe quoi n'importe quand !

Aujourd'hui, je vous parle des 5 impératifs de planification à garder à l'esprit :

- Évaluer les durées

- Connaître ses pics de productivité

- Être cohérent

- Utiliser le ou les bons outils

- Prévoir l'imprévu

 

Je vous laisse regarder ça tranquillement !

Je vous retrouve prochainement avec une nouvelle vidéo, pensez à vous abonner !

 

(Si vous préférez lire, retrouvez le contenu textuel en dessous de la vidéo 😊)

Impératif N°1 : Évaluation des durées

Cela peut sembler évident mais on a parfois tendance à ne pas savoir combien de temps va durer une tâche au moment où on la planifie. Et cela peut vite créer des conflits dans votre agenda... La première des choses à faire est donc de savoir le temps nécessaire pour chacune de vos tâches. Si c'est une tâche habituelle, vous savez déjà le budget temps à allouer. En revanche, pour les nouvelles tâches, celles que vous n'avez pas l'habitude de faire, il va falloir évaluer un peu à la louche et prendre une marge de manœuvre pour ne pas vous retrouver coulé. En astuce, n'envisagez pas plus de 3 tâches urgentes et importantes par jour dans votre planning.

Impératif N°2 : Pics de productivité

Notre organisme est régi par des cycles circadiens et ultradiens. Les cycles circadiens sont les alternance des états de veille et de sommeil que nous connaissons tous chaque jour. Les cycles ultradiens sont eux, beaucoup plus courts et varient d'un individu à un autre. Ce sont les moments où nous sommes le plus motivés et concentrés, on les appelle des pics de productivité. La plupart d'entre nous est plus productive en matinée, quelques exceptions pour les oiseaux de nuit qui seront plus productifs après le coucher du soleil jusque parfois tard dans la nuit. Une fois vos pics identifiés, vous pourrez planifier les tâches qui demandent le plus de concentration et d'attention sur ces périodes de temps et éviter de programmer des activités que vous pouvez faire lorsque vous êtes moins attentifs comme répondre à vos emails par exemple.

Impératif N°3 : Cohérence

Au risque d'enfoncer des portes ouvertes, il faut faire preuve de cohérence dans votre planification. Si vous avez évalué la durée de vos tâches et que vous programmez 10 heures pleines de travail sur une journée, vous n'y arriverez pas et vous finirez votre journée frustrés et démotivés. Sur une journée professionnelle de 8 heures, je ne programme jamais plus de 5 heures de tâches demandant attention et concentration. Vous devrez sans doute faire des essais et des ajustements lorsque vous planifierez vos journées.

Impératif N°4 : Outil

Notre cerveau est une machine formidable mais nous avons des outils à notre disposition que nous devons utiliser pour l'alléger et être plus productifs. Il est donc important d'avoir un outil de planification. Par chance, nous en avons plusieurs à notre disposition et je suis sûre que vous en trouverez bien un qui fera votre bonheur ! Vous pouvez opter pour le bon vieil agenda papier, le calendrier électronique (que vous pourrez partager avec vos collègues, votre famille, etc), le gestionnaire de tâches comme todoist par exemple ou le gestionnaire de projet comme trello. Vous pouvez même en utiliser plusieurs si le cœur vous en dit. Attention toutefois à ne pas en avoir trop car vous risquez de vous emmêler les pinceaux

Impératif N°5 : Gestion des imprévus

Rares sont les journées où il n'y a pas un grain de sable dans le rouage pour faire capoter notre planning. C'est ce qu'on appelle les imprévus. Il faut donc aussi les gérer sur le même principe qu'une évaluation et gestion des risques. Pour ma part, je garde toujours un tampon entre 2 rendez-vous, je programme également des tâches non importantes que je peux facilement sacrifier et reporter si jamais j'avais des imprévus dans la journée. Peu importe la technique que vous mettrez en place, l'important est de prévoir les imprévus parce que même si on n'en connait pas la nature, on peut être sûr qu'ils seront de la partie.

En conclusion, 

Comme vous avez pu le voir, la planification n'est pas quelque chose qui s'improvise et elle doit absolument faire partie de l'équation de nos journées pour maximiser notre productivité.

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Gérer ses Priorités avec Eisenhower

Gérer ses Priorités avec Eisenhower

12, Fév, 2021 | Gestion du temps et des priorités

Gérer ses Priorités avec Eisenhower

"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important." Dwight Eisenhower, 34ème président des États-Unis d'Amérique

Selon les récits de l'époque, c'est sur ce fondement que le Président Eisenhower organisait ses journées. Aujourd'hui, l'outil a été revisité et amélioré, mais la base reste la même. Pour gérer ses priorités, il faut en déterminer l'urgence et l'importance.

Une fois cette opération faite, planifier son emploi du temps est une promenade de santé !

Gérer ses Priorités avec Eisenhower

Au sommaire :

  • Faire une liste de TOUT ce qu'on a à faire
  • La composition de la matrice Eisenhower
  • Urgent & Important : Faire
  • Urgent & Non Important : Déléguer
  • Non Urgent & Important : Planifier
  • Non Urgent & Non Important : Éliminer

1 - Faire une liste de TOUT (oui absolument TOUT) ce qu'on a à faire

L'un des concepts les plus importants lorsqu'on veut gérer ses priorités et son temps, c'est de lister toutes nos tâches, nos rendez-vous, nos deadlines, etc.

Et quand je dis "tout", cela inclut réellement tout. Que ce soit vos tâches professionnelles ou personnelles, que ce soit à court, moyen ou long terme, vous devez tout écrire pour ensuite classifier vos tâches dans les différents quadrants de la matrice Eisenhower.

Je vous concède que cela peut sembler un peu fastidieux de prime abord, mais j'ai coutume de dire que pour gagner du temps, il faut accepter d'en perdre un peu ! Donc, carnet, stylo et c'est parti pour la liste de tout ce que vous avez à faire.

Bien évidemment, c'est un exercice que vous devrez faire régulièrement puisque vous aurez sans doute des tâches qui vont venir s'ajouter à votre liste.

2 - La composition de la matrice Eisenhower

 

Aussi appelée, Matrice Urgent et Important, la matrice Eisenhower est composée de 4 quadrants pour nous aider à organiser nos priorités.

C'est un outil très utile puisqu'il va nous permettre de planifier nos journées et de nous assurer que nous savons exactement ce que nous avons à faire et dans quel ordre de priorité.

Une fois que vous aurez fait la liste de toutes vos tâches à réaliser, vous n'aurez plus qu'à les "ranger" dans les quadrants qui vont bien.

Sur le sujet, je vous invite à lire cet excellent article de Julien !

3 - Le quadrant Urgent & Important : Faire

C'est dans ce premier quadrant que vous allez mettre toutes les tâches que vous devez faire en priorité.

Et c'est également par ces tâches que vous allez commencer vos activités.

Compte-tenu de la classification "urgent ET important", vous devez vous en occuper vous-même et dans les plus brefs délais.

Si vous êtes également adepte de la loi de Pareto, c'est dans ce quadrant que vous mettrez vos 20% d'actions qui génèrent vos 80% de résultats.

Pour bien gérer ses priorités, il est important de connaître les lois de la productivité. Toutes les explications dans cet article.

4 - Le quadrant Urgent & Non Important : Déléguer

Dans cette section, il faudra inscrire les tâches qui sont urgentes mais que vous pouvez déléguer car elles ne sont pas importantes. Les tâches non importantes ne nécessitent pas toujours que vous vous en chargiez, il faut donc les déléguer.

Par exemple, vous êtes entrepreneur du web et vous recevez de plus en plus d'emails de clients, c'est une tâche urgente mais qui ne nécessite pas votre niveau d'expertise. Vous pouvez donc déléguer votre boite email à une assistante virtuelle.

Ou encore, vous êtes une maman débordée et vous avez un enfant de 8 ans qui tourne en rond et qui s'ennuie visiblement ! (Plus pour longtemps 🤣). Demandez-lui de vider le lave-vaisselle. C'est une tâche urgente (en effet, vous ne pourrez pas le remplir à nouveau tant qu'il ne sera pas vide) mais non importante (quelqu'un d'autre que vous peut s'en charger).

5 - Le quadrant Non Urgent & Important : Planifier

A l'inverse du quadrant précédent, celui-ci concerne les tâches importantes mais non urgentes. Pour faire simple, ce sont des activités qui nécessitent votre niveau d'expertise ou de qualification mais qui peuvent être réalisées plus tard.

Il convient donc de les planifier, une autre habitude à prendre lorsqu'on veut gérer ses priorités.

Vous allez donc noter cette tâche dans votre agenda pour être sûr(e) de vous en occuper en temps voulu.

Mon conseil bonus : n'attendez pas la dernière minute pour réaliser cette tâche ! Pensez bien à prévoir quelques imprévus dans votre planning. Si vous voyez que vous avez le temps de réaliser la tâche en avance, faites-le !

6 - Le quadrant Non Urgent & Non Important : Éliminer

Ce dernier quadrant vous permet d'éliminer toutes les tâches qui ne sont plus courantes. Si vous aviez fixé des objectifs qui finalement ne vous apportent plus aucun bénéfice, il faut éliminer toutes les activités s'y rapportant.

Si vous utilisez la matrice Eisenhower pour le traitement de vos emails, vous utiliserez cette catégorie pour tous les emails informatifs, les newsletters que vous n'avez pas le temps de lire, les emails dont vous êtes en copie et qui ne nécessitent aucune action de votre part, etc.

Sans pour autant verser dans le minimalisme, ne conservez que les tâches et activités qui vous apportent soit un profit financier, soit de la satisfaction personnelle.

Notre époque est une période où tout va très vite, où nous sommes sur-sollicités constamment par les éléments extérieurs, il est donc impératif de ne pas nous encombrer avec de l'inutile.

Ce qu'il faut retenir de cet article :

La matrice Eisenhower est l'un des outils fondamentaux de la productivité pour gérer ses priorités.

Vous pouvez l'utiliser à titre professionnel tout comme à titre personnel. Si vous avez des projets parallèlement à votre activité, pensez Eisenhower. Si c'était une technique de président, nous aurions tort de nous priver de cet héritage !

Le plus important est de faire la liste aussi complète que possible de vos tâches, le classement dans les quadrants est assez intuitif.

La productivité est l'un de mes domaines de prédilection. J'en ai appris les ficelles dans la douleur, mais cet apprentissage forcé m'a permis de réaliser plus et de ne pas me sentir constamment sous pression.

Je vous recommande vivement cette méthode qui a fait ses preuves !

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5 techniques de gestion du temps

5 techniques de gestion du temps

17, Sep, 2020 | Gestion du temps et des priorités

Gestion du temps et des priorités

Nous sommes tous égaux devant le temps. La seule différence est l'usage que nous en faisons...

Pour vous aider à booster votre productivité, je vous donne mes 5 techniques de gestion du temps préférées :

- Le brain-dump

Vous pouvez retrouver l'article complet ici.

- Les objectifs S.M.A.R.T.

Vous pouvez regarder la vidéo sur les objectifs S.M.A.R.T. là.

- Le batching

- Le time-blocking

- Le Pomodoro® (mon chouchou !!!)

 

Je vous laisse regarder ça tranquillement !

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Réussir son Télétravail

Réussir son Télétravail

17, Avr, 2020 | Charge mentale au travail, Communication interpersonnelle, Gestion du temps et des priorités

A l'heure où je vous parle, nous sommes en période de confinement suite à une crise sanitaire sans précédent... Le travail, pour la plupart d'entre nous, se fait à distance depuis maintenant plus de 4 semaines. Il n'est pas évident pour tout le monde de réussir son télétravail et cela demande pas mal d'ajustements à cette nouveauté.

J'ai la chance, pour ma part, d'être entrepreneur à distance (en effet, pour ceux qui ne me connaissent pas, je propose des services virtuels.). C'est pourquoi, je vous propose un article reprenant 5 astuces pour vous aider à vous adapter à cette nouvelle façon de travailler. Nous n'avons hélas, pas de visibilité sur le futur, cela pourrait donc s'avérer utile dans la durée.

Mettre toutes les chances de son côté pour Réussir son Télétravail

Plusieurs points à prendre en considération :

  • Aménager son espace de travail
  • Planifier sa semaines
  • Connaître ses pics de productivité
  • Faire des pauses
  • Définir des limites

1 - Aménager son espace de travail

La première étape importante lorsqu'on veut réussir son télétravail est de disposer d'un espace de travail dédié si possible. Il n'est pas nécessaire d'avoir une pièce à proprement parler, même si c'est mieux bien sûr, mais au moins d'avoir un. espace vraiment réservé au travail.

Bien souvent, lorsqu'on débute en travail à distance, on part du principe que le fait de devenir un "nomade digital" permet de travailler de n'importe où ! Alors, dans l'absolu, c'est vrai. Cela dit, un coin de table de cuisine, le canapé ou le fond de son lit ne sont pas des espaces réellement appropriés lorsqu'il s'agit de travailler. Et ce, pour plusieurs raisons !

Si vous optez pour la table de la cuisine, vous allez devoir débarrasser le plancher à l'heure des repas, ou alors, vous n'allez vous alimenter qu'une fois votre travail terminé. Dans un cas comme dans l'autre, ce n'est une solution que temporaire...

Si votre choix se porte sur le canapé, vous ne serez pas très bien installé(e), votre posture finira par vous causer des troubles musculo-squelettiques. De plus, vous avez certainement la télé dans votre salon et la tentation de ne regarder qu'un tout petit épisode de votre série préférée sera grand et nuira à votre concentration !

Pour finir, choisir votre lit... comme pour le canapé, vous risquez de sentir très vite des douleurs consécutives à votre installation "arbitraire" mais en plus, le lit n'est pas l'endroit idéal pour se concentrer à long terme. De plus, vous devrez penser à retirer votre ordinateur et vos outils de travail pour vous coucher, cette solution est loin d'être idéal.

Vous pouvez trouver tout un tas d'idées pour aménager un espace de travail même dans un petit logement en allant farfouiller un peu sur Pinterest.

2 - Planifier sa semaine

Une fois votre espace de travail défini, vous allez pouvoir vous pencher sur la planification de votre temps de travail. C'est en effet un point très important que l'on soit en télétravail ou pas. Cepandant, en télétravail, vous êtes maître de votre planning et c'est donc à vous qu'incombe la lourde responsabilité de gérer vos tâches en fonction de vos priorités et impératifs.

Je vous ai préparé une trame pour planifier votre semaine à télécharger ci-dessous.

En résumé, il faut :

- planifier votre journée la veille

- "essayer" de ne pas planifier plus de 3 tâches importantes et urgentes par jour

Et bien sûr, il faut garder du temps pour vous, votre famille et faire la chasse aux distractions, quel programme !!!

3 - Connaître ses pics de productivité

Nous avons tous un ou plusieurs pics de productivité dans la journée et il est important des les reconnaître pour les utiliser lors des tâches qui demandent beaucoup de concentration. En effet, lorsqu'on utilise ces pics de productivité, il est beaucoup plus facile de rester concentré plus longtemps et de produire plus de travail.

Nous ne sommes pas tous égaux devant ces pics, c'est pourquoi, il n'est pas possible de dire "votre pic se situe entre 7 h et 10h du matin" ! La grande majorité d'entre nous est beaucoup plus productive le matin mais comme toujours il y a des exceptions. Je suis, pour ma part, un oiseau de nuit ! Je tavaille beaucoup mieux après la nuit tombée ou au moins, en fin d'après-midi. Ce n'est pas toujours évident de concilier mes pics avec ma vie de famille, vous vous en doutez bien 🙂 

4 - Faire des pauses

Lorsqu'on se retrouve en télétravail, une fois la période d'adaptation passée où on a peine à trouver un espace et un rythme, on a parfois tendance à aligner de longues heures de travail sans faire de pauses. C'est une erreur commune, on est lancé, on ne veut pas s'arrêter, mais pourtant il faudrait parce que notre cerveau en a besoin.

Il faut donc prévoir régulièrement dans la journée des pauses pour se ressourcer et redonner la "pêche" à notre cerveau. Pour ma part, j'utilise la technique Pomodoro où je fais des sessions de 25mn de travail intensif, suivies de 5 mn de pause. Une fois 4 cycles accomplis, je prends une pause de 20 minutes. Au final, ma productivité est bien meilleure que si je devais travailler 2 heures sans pause.

Vous pouvez aussi définir vous-même des sessions de travail intensif alternées avec des petites pauses pour vous permettre de faire quelques pas, quelques étirements, passer un coup de téléphone ou n'importe quelle autre activité différente de la tâche sur laquelle vous travaillez de manière intensive.

A vos minuteurs ⏲️

5 - Définir des limites

C'est le point le plus épineux lorsqu'on veut réussir son télétravail. Il faut poser des limites dans vos horaires pour ne pas chambouler l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. C'est vraiment primordial d'avoir des horaires bien définis pour ne pas que l'un domaine empiète sur l'autre. Mon conseil sur ce point est de garder vos horaires de bureau si vous êtes en télétravail temporaire, cela vous permettra de n'avoir aucune difficulté à vous remettre dans le bain lorsque vous ne serez plus en télétravail.

Si, au contraire, vous êtes en télétravail à l'année, idéalement, il faut que vous trouviez le rythme qui vous convient le mieux en terme de productivité et de planning. Cela peut demander un peu d'adaptation et d'essai de planification de journée, mais in fine, c'est vous qui prenez vos propres décisions d'organisation.

Cela fait pratiquement 2 ans que je suis en télétravail permanent et, en dehors du fait que je ne souhaite vraiment plus intégrer une structure physique, je trouve que je suis bien efficace en définissant mes horaires de travail en fonction de mes pics de productivité.

Réussir son Télétravail

En résumé,

Réussir son télétravail n'est pas forcément évident, surtout lorsqu'on n'est pas préparé ou lorsqu'on a l'habitude de travailler dans un environnement spécifique depuis plusieurs années. Comme pour tout, le travail à distance vient avec son lot d'avantages et de défis à relever ! 

Rien n'est impossible cependant ! Cela demande un peu d'adaptation et de collaboration avec le reste de la maisonnée, surtout dans les cas de crises où toute la famille se retrouve confinée dans la maison ! 

Il faut apprendre à jongler avec les emplois du temps de chacun, bien planifier ses tâches, ne pas oublier de faire des pauses et surtout de poser des limites afin de préserver l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Toutes les informations que je vous ai données dans cet article s'appliquent qu'on soit en télétravail ou pas, en dehors de la première qui est spécifique au télétravail.

Défi relevé, objectif accompli, compétence télétravail acquise !

 

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