Communication à distance : les bonnes pratiques

Communication à distance : les bonnes pratiques

9, Déc, 2020 | Communication interpersonnelle

Communication à distance les bonnes pratiques

A l'heure actuelle où certaines activités professionnelles se font de n'importe où, il est important de connaître les bonnes pratiques de la communication à distance.

En effet, si le télétravail connaît un essor certain, il les techniques de communication à distance doivent s'adapter. Les besoins changent, les pratiques aussi, il convient donc de s'y adapter pour poursuivre son activité.

Communication à distance : les bonnes pratiques

Au sommaire :

  • Les outils de communication à distance et leurs fonctions.
  • Palier à l'absence de communication non verbale.
  • La communication non violente.
  • Procédure et planning de communication.
  • Revoir son utilisation des e-mails 🤦🏼‍♀️.

1 - Les outils de communication à distance et leurs fonctions

La plupart des outils de communication sont connus et utilisés par un grand nombre de personnes.

Pour ma part, j'en utilise quelques uns au quotidien et m'adapte à ceux que mes clients utilisent.

En règle générale, j'utilise le téléphone pour tout ce qui nécessite une réponse immédiate, c'est donc mon outil d'urgence.

Dans le cas où la réponse peut attendre mais que la demande est quand même importante, j'utilise la messagerie instantanée avec des outils tels que Slack, Skype ou WhatsApp. Beaucoup de mes clients utilisent Slack et Teams.

Pour toutes les informations qui ne sont pas urgentes, l'e-mail reste mon outil de prédilection car il permet un suivi sans qu'il soit absolument classé dans les urgences.

Bien évidemment, il faut également un outil de visio-conférence et j'utilise Teams en priorité, je trouve qu'il est complet pour un outil gratuit. J'aime aussi Zoom qui est tout aussi simple que Teams mais la version gratuite ne permet pas d'avoir des réunions de plus de 40 minutes si on est en groupe.

Il est crucial d'avoir une procédure de communication pour connaître les outils à utiliser en fonction de la situation.

2 - Pallier à l'absence de communication non verbale

L'un des éléments les plus difficiles à maîtriser en communication à distance est l'absence de communication non verbale. 

Il est donc souvent difficile de faire passer un ton dans un message instantané ! On a parfois recours aux emojis mais comme pour tout, il ne faut pas en abuser ! 

C'est pour cela que les communications doivent aussi être en audio ou en visio pour permettre d'entendre les voix ou de voir les expressions du visage.

J'encourage toujours mes clients à faire au moins une réunion en visio-conférence par semaine avec leur équipe. Au delà du fait que cela permet de meilleurs échanges, cela permet également de déceler et de désamorcer des conflits en approche.

Lors de mes missions de management, cela faisait partie intégrante des habitudes hebdomadaires. Ce n'est pas parce qu'on n'est pas dans le même bureau qu'on doit forcément se sentir seul au monde !

3 - Communication non violente

La communication non violente (CNV) est une technique de communication basée sur l'empathie et la compréhension. L'agressivité n'y a pas sa place.

Il existe notamment 2 modèles de communication non violente :

DESC :

  • Décrire la situation sans jugement
  • Exprimer son sentiment 
  • Suggérer des solutions
  • proposer des Conséquences positives pour tous.

OSBD :

  • Observer la situation sans jugement
  • Exprimer son Sentiment
  • Clarifier son Besoin
  • Exprimer sa Demande

L'objectif est réellement de communiquer serainement et de ne pas émettre de jugement ou de paroles blessantes. 

On connait tous le bon vieil adage "on attire plus de mouches avec de la confiture qu'avec du vinaigre" !

Même si l'envie de taper du poing sur la table peut être tentante, il faut d'abord analyser la situation et ne pas communiquer "à chaud". Il faut en effet toujours s'accorder le temps de la réflexion et la prise de recul nécessaire à la résolution de problème.

Donc, ne nous énervons pas, apprenons à communiquer de manière non violente !

4 - Procédure et planning de communication à distance

Comme je vous le disais plus haut, il faut établir une procédure et un planning lorsqu'on fait de la communication à distance.

En fonction de vos besoins, vous allez définir les outils à utiliser pour les situations identifiées. Ne perdez pas de vue que l'email n'est pas le moyen de communication à privilégier...

Une fois les outils définis, pensez à communiquer la procédure à votre équipe ou vos collaborateurs. Reste encore à créer un planning de communication à distance.

Toujours en fonction de vos impératifs, vous pouvez définir un planning de communication qui incluera une réunion d'équipe hebdomadaire et quelques appels individuels vers vos collaborateurs.

Si vous êtes amené(e) à manager une équipe, je vous recommande vivement de ne pas passer procédure et planning à la trappe car la communication est essentielle dans toute activité professionnelle.

5 - Revoir son utilisation des e-mails

Ah les e-mails... ce qui devait initialement nous simplifier la vie est devenu l'une de nos tâches les plus chronophages.

Entre les spams, les e-mails publicitaires, les "réponses à tous" (🤦🏼‍♀️), nous sommes littéralement submergés par cet afflux quotidien. De plus, cela nous est devenu tellement rébarbatif de lire ses e-mails qu'on peut passer à côté d'e-mails importants... 

Quelques astuces pour diminuer cette avalanche et garder le flux sous contrôle :

- créez une adresse email spéciale pour les newsletters auxquelles vous vous abonnez. Cela vous permettra de n'y aller qu'une fois par semaine par exemple et de ne pas passer à côté d'e-mails professionnels importants.

- si vous n'avez pas besoin de réponse, mettez la mention "cet e-mail est purement informatif, il n'est pas utile de me répondre". Votre interlocuteur sera enchanté de lire cette simple phrase et vous limitez le taux de "OK" reçus en retour !

- lorsque vous êtes en copie d'un e-mail, lisez-le et archivez-le. Ne répondez pas à l'interlocuteur, il vous a mis en copie pour que vous mettre au courant. Et jamais, au grand jamais, ne faites "répondre à tous"...

Communication à distance les bonnes pratiques

Ce qu'il faut retenir de cet article :

Nous sommes parfois bien hésitants devant les nouveaux outils. Pourtant, la communication à distance permet de travailler dans différents endroits du monde et c'est une chance !

C'est l'une des facilités à notre disposition pour devenir entrepreneur du web et avoir enfin le métier pour lequel nous sommes fait(e)s !

J'ai bien conscience que cela peut en rebuter certains d'apprendre à utiliser de nouveaux outils mais voyez cela comme une amélioration de vos compétences ! Verre à moitié plein, quand tu nous tiens !

 

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Les Impératifs d’une réunion à distance

Les Impératifs d’une réunion à distance

13, Nov, 2020 | Communication interpersonnelle

Les Impératifs d'une réunion à distance

Les 5 Impératifs d'une réunion à distance

On oublie trop souvent qu'une réunion à distance ne s'improvise pas. On se retrouve alors parfois à assister à des réunions qui traînent en longueur et qui n'aboutissent à rien si ce n'est du temps perdu. 

Dans cette vidéo, je vous dévoile les 5 impératifs d'une réunion à ditance :

- Avoir un ordre du jour précis

- Inviter les bons participants

- Démarrer à l'heure

- Répartir le temps de parole

- Rédiger le compte-rendu et le transmettre

 

Je vous laisse regarder ça tranquillement !

N'oubliez pas que le but d'une réunion est de faire avancer des projets !

A très bientôt pour une prochaine vidéo 😉.

Les Impératifs d'une réunion à distance

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Réussir son Télétravail

Réussir son Télétravail

17, Avr, 2020 | Charge mentale au travail, Communication interpersonnelle, Gestion du temps et des priorités

A l'heure où je vous parle, nous sommes en période de confinement suite à une crise sanitaire sans précédent... Le travail, pour la plupart d'entre nous, se fait à distance depuis maintenant plus de 4 semaines. Il n'est pas évident pour tout le monde de réussir son télétravail et cela demande pas mal d'ajustements à cette nouveauté.

J'ai la chance, pour ma part, d'être entrepreneur à distance (en effet, pour ceux qui ne me connaissent pas, je propose des services virtuels.). C'est pourquoi, je vous propose un article reprenant 5 astuces pour vous aider à vous adapter à cette nouvelle façon de travailler. Nous n'avons hélas, pas de visibilité sur le futur, cela pourrait donc s'avérer utile dans la durée.

Mettre toutes les chances de son côté pour Réussir son Télétravail

Plusieurs points à prendre en considération :

  • Aménager son espace de travail
  • Planifier sa semaines
  • Connaître ses pics de productivité
  • Faire des pauses
  • Définir des limites

1 - Aménager son espace de travail

La première étape importante lorsqu'on veut réussir son télétravail est de disposer d'un espace de travail dédié si possible. Il n'est pas nécessaire d'avoir une pièce à proprement parler, même si c'est mieux bien sûr, mais au moins d'avoir un. espace vraiment réservé au travail.

Bien souvent, lorsqu'on débute en travail à distance, on part du principe que le fait de devenir un "nomade digital" permet de travailler de n'importe où ! Alors, dans l'absolu, c'est vrai. Cela dit, un coin de table de cuisine, le canapé ou le fond de son lit ne sont pas des espaces réellement appropriés lorsqu'il s'agit de travailler. Et ce, pour plusieurs raisons !

Si vous optez pour la table de la cuisine, vous allez devoir débarrasser le plancher à l'heure des repas, ou alors, vous n'allez vous alimenter qu'une fois votre travail terminé. Dans un cas comme dans l'autre, ce n'est une solution que temporaire...

Si votre choix se porte sur le canapé, vous ne serez pas très bien installé(e), votre posture finira par vous causer des troubles musculo-squelettiques. De plus, vous avez certainement la télé dans votre salon et la tentation de ne regarder qu'un tout petit épisode de votre série préférée sera grand et nuira à votre concentration !

Pour finir, choisir votre lit... comme pour le canapé, vous risquez de sentir très vite des douleurs consécutives à votre installation "arbitraire" mais en plus, le lit n'est pas l'endroit idéal pour se concentrer à long terme. De plus, vous devrez penser à retirer votre ordinateur et vos outils de travail pour vous coucher, cette solution est loin d'être idéal.

Vous pouvez trouver tout un tas d'idées pour aménager un espace de travail même dans un petit logement en allant farfouiller un peu sur Pinterest.

2 - Planifier sa semaine

Une fois votre espace de travail défini, vous allez pouvoir vous pencher sur la planification de votre temps de travail. C'est en effet un point très important que l'on soit en télétravail ou pas. Cepandant, en télétravail, vous êtes maître de votre planning et c'est donc à vous qu'incombe la lourde responsabilité de gérer vos tâches en fonction de vos priorités et impératifs.

Je vous ai préparé une trame pour planifier votre semaine à télécharger ci-dessous.

En résumé, il faut :

- planifier votre journée la veille

- "essayer" de ne pas planifier plus de 3 tâches importantes et urgentes par jour

Et bien sûr, il faut garder du temps pour vous, votre famille et faire la chasse aux distractions, quel programme !!!

3 - Connaître ses pics de productivité

Nous avons tous un ou plusieurs pics de productivité dans la journée et il est important des les reconnaître pour les utiliser lors des tâches qui demandent beaucoup de concentration. En effet, lorsqu'on utilise ces pics de productivité, il est beaucoup plus facile de rester concentré plus longtemps et de produire plus de travail.

Nous ne sommes pas tous égaux devant ces pics, c'est pourquoi, il n'est pas possible de dire "votre pic se situe entre 7 h et 10h du matin" ! La grande majorité d'entre nous est beaucoup plus productive le matin mais comme toujours il y a des exceptions. Je suis, pour ma part, un oiseau de nuit ! Je tavaille beaucoup mieux après la nuit tombée ou au moins, en fin d'après-midi. Ce n'est pas toujours évident de concilier mes pics avec ma vie de famille, vous vous en doutez bien 🙂 

4 - Faire des pauses

Lorsqu'on se retrouve en télétravail, une fois la période d'adaptation passée où on a peine à trouver un espace et un rythme, on a parfois tendance à aligner de longues heures de travail sans faire de pauses. C'est une erreur commune, on est lancé, on ne veut pas s'arrêter, mais pourtant il faudrait parce que notre cerveau en a besoin.

Il faut donc prévoir régulièrement dans la journée des pauses pour se ressourcer et redonner la "pêche" à notre cerveau. Pour ma part, j'utilise la technique Pomodoro où je fais des sessions de 25mn de travail intensif, suivies de 5 mn de pause. Une fois 4 cycles accomplis, je prends une pause de 20 minutes. Au final, ma productivité est bien meilleure que si je devais travailler 2 heures sans pause.

Vous pouvez aussi définir vous-même des sessions de travail intensif alternées avec des petites pauses pour vous permettre de faire quelques pas, quelques étirements, passer un coup de téléphone ou n'importe quelle autre activité différente de la tâche sur laquelle vous travaillez de manière intensive.

A vos minuteurs ⏲️

5 - Définir des limites

C'est le point le plus épineux lorsqu'on veut réussir son télétravail. Il faut poser des limites dans vos horaires pour ne pas chambouler l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. C'est vraiment primordial d'avoir des horaires bien définis pour ne pas que l'un domaine empiète sur l'autre. Mon conseil sur ce point est de garder vos horaires de bureau si vous êtes en télétravail temporaire, cela vous permettra de n'avoir aucune difficulté à vous remettre dans le bain lorsque vous ne serez plus en télétravail.

Si, au contraire, vous êtes en télétravail à l'année, idéalement, il faut que vous trouviez le rythme qui vous convient le mieux en terme de productivité et de planning. Cela peut demander un peu d'adaptation et d'essai de planification de journée, mais in fine, c'est vous qui prenez vos propres décisions d'organisation.

Cela fait pratiquement 2 ans que je suis en télétravail permanent et, en dehors du fait que je ne souhaite vraiment plus intégrer une structure physique, je trouve que je suis bien efficace en définissant mes horaires de travail en fonction de mes pics de productivité.

Réussir son Télétravail

En résumé,

Réussir son télétravail n'est pas forcément évident, surtout lorsqu'on n'est pas préparé ou lorsqu'on a l'habitude de travailler dans un environnement spécifique depuis plusieurs années. Comme pour tout, le travail à distance vient avec son lot d'avantages et de défis à relever ! 

Rien n'est impossible cependant ! Cela demande un peu d'adaptation et de collaboration avec le reste de la maisonnée, surtout dans les cas de crises où toute la famille se retrouve confinée dans la maison ! 

Il faut apprendre à jongler avec les emplois du temps de chacun, bien planifier ses tâches, ne pas oublier de faire des pauses et surtout de poser des limites afin de préserver l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Toutes les informations que je vous ai données dans cet article s'appliquent qu'on soit en télétravail ou pas, en dehors de la première qui est spécifique au télétravail.

Défi relevé, objectif accompli, compétence télétravail acquise !

 

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