Il y a des journées où vous terminez en vous disant :

« Pffff… j’ai rien foutu aujourd’hui. »

Et pourtant, vous êtes rincés.

Pas la petite fatigue de fin de journée qui donne envie de poser les pieds sur la table. Non. Plutôt la version cerveau en compote : vous relisez trois fois la même phrase, choisir ce que vous allez manger ressemble à une décision stratégique et vous n’avez plus très envie qu’on vous pose une question. Même simple.

Le plus agaçant, c’est que votre to-do list ne plaide pas vraiment en votre faveur.

Trois mails envoyés. Une réunion. Un dossier vaguement avancé. Deux trucs cochés sur les huit prévus.

Alors pourquoi cette impression d’avoir couru un marathon avec votre cerveau ?

Parce qu’une to-do list montre ce que vous aviez à faire. Elle ne montre pas tout ce qu’il a fallu traiter mentalement pour le faire (ou essayer de le faire 🙄).

Et la différence est loin d’être anodine.

Une to-do list mesure des tâches, pas l’effort mental qu’elles demandent

Prenons une tâche toute bête :

Préparer un dossier.

Une ligne dans la to-do list.

Sur le papier, rien de bien spectaculaire.

Dans la vraie vie, vous commencez le dossier. Un mail arrive. Vous le lisez parce qu’il semble urgent. Il faut vérifier une information avant de répondre. Vous ouvrez un autre document. Votre téléphone sonne. En raccrochant, vous répondez au mail. Vous retournez au dossier.

Attendez… vous en étiez où, déjà ?

Entre-temps, quelqu’un vous a demandé si vous étiez disponible jeudi. Il faut regarder votre agenda. En l’ouvrant, vous vous rappelez que vous devez déplacer un rendez-vous. Et que vous n’avez toujours pas répondu à ce message reçu hier.

Une heure plus tard, la ligne « préparer le dossier » est toujours là.

Pas cochée.

Conclusion un peu rapide : je n’ai rien foutu.

Sauf que votre cerveau, lui, n’a pas exactement passé l’heure à contempler le plafond.

Le travail réel ne correspond pas toujours au travail prévu. Il faut aussi gérer les aléas, les interruptions, les informations nouvelles, les priorités qui bougent et toutes les adaptations nécessaires pour parvenir à faire son travail.

Et tout ça consomme des ressources.

Tout ce que votre to-do list ne montre pas

Certaines journées contiennent finalement assez peu de tâches.

Mais elles peuvent contenir énormément de sollicitations cognitives.

Les interruptions… et surtout les reprises

• Un collègue qui passe.
• Une notification Teams.
• Un appel.
• Un mail auquel « il faut juste répondre rapidement ».
• Une question urgente.
• Une pensée qui traverse : Merde, j’ai oublié de…

Le problème n’est pas seulement le temps que prend l’interruption.

Il faut aussi quitter mentalement une tâche puis y revenir.

Retrouver où vous en étiez. Vous rappeler ce que vous étiez en train de faire. Reconstituer le raisonnement. Reprendre le fil.

Et parfois recommencer quasiment depuis le début parce que votre cerveau, lui, a décidé de pédaler dans la semoule.

Les recherches sur les interruptions et les changements de tâche montrent justement qu’ils ont un coût : reprendre une activité demande un effort de réorientation et peut ralentir le travail ou favoriser les erreurs.

Autrement dit, cinq minutes d’interruption ne coûtent pas nécessairement seulement cinq minutes.

Les changements permanents de sujet

• Préparer une présentation.
• Répondre à une question RH.
• Vérifier une facture.
• Participer à une réunion.
• Revenir à la présentation.
• Traiter un problème client.
• Retourner à la présentation.

Ce n’est pas forcément la quantité de travail qui pose problème. C’est aussi son morcellement.

À chaque changement de contexte, il faut comprendre de nouveau : qu’est-ce que je fais ? Où en suis-je ? Qu’est-ce qui est important ici ? Quelle information dois-je mobiliser ?

Sur une journée, ces petits basculements peuvent s’accumuler sans laisser aucune trace dans votre merveilleuse to-do list.

Les micro-arbitrages qu’on ne compte jamais

Il y avait déjà quelque chose que j’aimais beaucoup dans l’ancienne version de cet article : les micro-décisions.

Parce qu’une journée de travail est remplie de questions qui ne ressemblent pas franchement à de grandes décisions :

• Je réponds maintenant ou après ?
• Je termine ça ou je traite l’urgence ?
• Je préviens la personne tout de suite ?
• Je fais vite ou je prends le temps de vérifier ?
• Par quoi je commence ?
• Est-ce que ça peut attendre demain ?

Une par une, rien de dramatique.

Mais lorsqu’il faut arbitrer en permanence, particulièrement quand les priorités sont floues ou contradictoires, le travail demande un effort supplémentaire.

C’est d’ailleurs là qu’il faut être prudent avec l’expression « fatigue décisionnelle ». Elle est intéressante pour décrire ce sentiment de ne plus vouloir choisir quoi que ce soit après une journée passée à arbitrer, mais il serait beaucoup trop simpliste d’imaginer une jauge de décisions qui se viderait mécaniquement au fil de la journée.

En revanche, devoir constamment se demander « qu’est-ce que je fais maintenant ? » n’est clairement pas neutre.

Tout ce qu’il faut garder quelque part dans sa tête

Il y a ce qui est écrit.

Et puis il y a le reste.

• Le dossier auquel Paul doit répondre.
• La réunion de vendredi qu’il faudrait commencer à préparer.
• Le client à rappeler.
• Le document que vous attendez avant de pouvoir avancer.
• La question à poser à Sophie quand vous la verrez.
• Le truc urgent qui n’est pas encore urgent, mais qui va le devenir si personne ne s’en occupe.

Tous ces sujets restent plus ou moins ouverts.

Et quand le système d’organisation ne permet pas de les sortir suffisamment de sa tête — ou lorsqu’on sait qu’il faudra rester vigilant parce que la situation peut évoluer — ils continuent à occuper une partie de notre attention.

C’est parfois ça, aussi, la sensation d’avoir quinze onglets ouverts dans le cerveau alors que l’agenda paraît parfaitement raisonnable.

Les imprévus et tout le travail d’adaptation

C’est probablement la partie la moins visible de toutes.

Une tâche était censée prendre vingt minutes.

• Sauf que l’information nécessaire manque.
• Le logiciel ne fonctionne pas.
• La personne qu’il fallait joindre n’est pas disponible.
• Une demande prioritaire vient de tomber.
• Le dossier comporte une erreur qu’il faut comprendre avant de continuer.

Alors vous vous adaptez.

Vous cherchez une solution. Vous contournez. Vous demandez. Vous réorganisez. Vous négociez un délai. Vous changez l’ordre prévu.

À la fin de la journée, la tâche qui devait être terminée ne l’est toujours pas.

Et pourtant, vous avez travaillé dessus.

C’est toute la différence entre le travail prescrit (aussi connu sous le nom de "ce qui devrait théoriquement être fait") et le travail réel, avec tout ce qu’il faut mettre en œuvre pour y parvenir.

« Pourtant, je n’ai pas fait grand-chose aujourd’hui »

Et si c’était justement la mauvaise unité de mesure ?

Certaines journées sont très productives et relativement fluides.

Vous savez ce que vous devez faire. Vous disposez des informations nécessaires. Vous pouvez rester suffisamment longtemps sur une tâche. Vous avancez. Vous terminez.

D’autres donnent exactement l’impression inverse.

Vous avez été occupés toute la journée, mais rien ne semble vraiment avoir avancé.

Vous avez répondu, cherché, attendu, repris, arbitré, vérifié, changé de priorité, absorbé des imprévus…

Beaucoup d’activité mentale.

Peu de résultats immédiatement visibles.

Et c’est là que la petite voix arrive :

« J’ai rien foutu. »

Alors que le problème est peut-être précisément que vous avez passé votre journée à travailler sans pouvoir réellement avancer.

Et si le problème n’était pas votre to-do list ?

Face à une sensation de surcharge, notre premier réflexe est souvent de chercher une meilleure organisation.

• Un nouvel agenda.
• Une nouvelle application.
• Une méthode de priorisation.
• Une to-do plus intelligente que l’ancienne to-do.

Et parfois, oui, mieux organiser son travail aide énormément.

Mais aucune méthode de gestion du temps ne supprimera une journée remplie d’interruptions.

Un code couleur ne clarifiera pas des priorités contradictoires.

Et Notion, aussi joli soit-il, ne fera pas disparaître les quinze demandes qui arrivent en même temps. Désolée pour Notion.

Avant de chercher une nouvelle méthode, il peut donc être beaucoup plus intéressant d’observer ce qui consomme réellement vos ressources.

Pendant quelques jours, regardez par exemple :

• Combien de fois suis-je interrompu ?
• Combien de sujets différents dois-je gérer simultanément ?
• Combien de décisions ou d’arbitrages dois-je faire parce que les priorités ne sont pas claires ?
• Quelle part de ma journée est consacrée à gérer ce qui n’était pas prévu ?
• Combien de choses dois-je garder en tête parce qu’elles restent en suspens ?

Les réponses peuvent être beaucoup plus instructives que le nombre de cases cochées en fin de journée.

La fatigue mentale raconte aussi quelque chose du travail

C’est probablement le point le plus important.

Quand quelqu’un termine régulièrement ses journées mentalement épuisé, la réponse ne peut pas systématiquement être :

« Il faut mieux vous organiser. »

Parce que la charge mentale au travail ne dépend pas uniquement des capacités individuelles d’organisation.

L’intensité du travail, les interruptions, les exigences contradictoires, le niveau d’autonomie, les relations professionnelles, les outils, les informations disponibles ou encore les imprévus participent aussi aux conditions dans lesquelles le travail est réalisé.

Autrement dit, il existe des leviers individuels.

Mais il existe aussi des leviers collectifs et organisationnels.

Et faire cette distinction évite de demander à chacun de devenir extraordinairement efficace pour supporter une organisation qui, elle, ne change jamais.

Avant de conclure que vous n’avez « rien foutu »…