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5 impératifs de planification

5 impératifs de planification

Comme vous le savez déjà, la productivité et l’efficacité peuvent presque être qualifiées d’obsession ! Je les assume pleinement car j’aime savoir où passent mes 86400 secondes quotidiennes !

Bien sûr, une bonne productivité passe par une bonne planification de ses journées et il est évident qu’on ne planifie pas tout et n’importe quoi n’importe quand !

Aujourd’hui, je vous parle des 5 impératifs de planification à garder à l’esprit :

Évaluer les durées

Connaître ses pics de productivité

Être cohérent

Utiliser le ou les bons outils

Prévoir l’imprévu

 

Je vous laisse regarder ça tranquillement !

Je vous retrouve prochainement avec une nouvelle vidéo, pensez à vous abonner !

 

(Si vous préférez lire, retrouvez le contenu textuel en dessous de la vidéo 😊)

Impératif N°1 : Évaluation des durées

Cela peut sembler évident mais on a parfois tendance à ne pas savoir combien de temps va durer une tâche au moment où on la planifie. Et cela peut vite créer des conflits dans votre agenda… La première des choses à faire est donc de savoir le temps nécessaire pour chacune de vos tâches. Si c’est une tâche habituelle, vous savez déjà le budget temps à allouer. En revanche, pour les nouvelles tâches, celles que vous n’avez pas l’habitude de faire, il va falloir évaluer un peu à la louche et prendre une marge de manœuvre pour ne pas vous retrouver coulé. En astuce, n’envisagez pas plus de 3 tâches urgentes et importantes par jour dans votre planning.

Impératif N°2 : Pics de productivité

Notre organisme est régi par des cycles circadiens et ultradiens. Les cycles circadiens sont les alternance des états de veille et de sommeil que nous connaissons tous chaque jour. Les cycles ultradiens sont eux, beaucoup plus courts et varient d’un individu à un autre. Ce sont les moments où nous sommes le plus motivés et concentrés, on les appelle des pics de productivité. La plupart d’entre nous est plus productive en matinée, quelques exceptions pour les oiseaux de nuit qui seront plus productifs après le coucher du soleil jusque parfois tard dans la nuit. Une fois vos pics identifiés, vous pourrez planifier les tâches qui demandent le plus de concentration et d’attention sur ces périodes de temps et éviter de programmer des activités que vous pouvez faire lorsque vous êtes moins attentifs comme répondre à vos emails par exemple.

Impératif N°3 : Cohérence

Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, il faut faire preuve de cohérence dans votre planification. Si vous avez évalué la durée de vos tâches et que vous programmez 10 heures pleines de travail sur une journée, vous n’y arriverez pas et vous finirez votre journée frustrés et démotivés. Sur une journée professionnelle de 8 heures, je ne programme jamais plus de 5 heures de tâches demandant attention et concentration. Vous devrez sans doute faire des essais et des ajustements lorsque vous planifierez vos journées.

Impératif N°4 : Outil

Notre cerveau est une machine formidable mais nous avons des outils à notre disposition que nous devons utiliser pour l’alléger et être plus productifs. Il est donc important d’avoir un outil de planification. Par chance, nous en avons plusieurs à notre disposition et je suis sûre que vous en trouverez bien un qui fera votre bonheur ! Vous pouvez opter pour le bon vieil agenda papier, le calendrier électronique (que vous pourrez partager avec vos collègues, votre famille, etc), le gestionnaire de tâches comme todoist par exemple ou le gestionnaire de projet comme trello. Vous pouvez même en utiliser plusieurs si le cœur vous en dit. Attention toutefois à ne pas en avoir trop car vous risquez de vous emmêler les pinceaux

Impératif N°5 : Gestion des imprévus

Rares sont les journées où il n’y a pas un grain de sable dans le rouage pour faire capoter notre planning. C’est ce qu’on appelle les imprévus. Il faut donc aussi les gérer sur le même principe qu’une évaluation et gestion des risques. Pour ma part, je garde toujours un tampon entre 2 rendez-vous, je programme également des tâches non importantes que je peux facilement sacrifier et reporter si jamais j’avais des imprévus dans la journée. Peu importe la technique que vous mettrez en place, l’important est de prévoir les imprévus parce que même si on n’en connait pas la nature, on peut être sûr qu’ils seront de la partie.

En conclusion, 

Comme vous avez pu le voir, la planification n’est pas quelque chose qui s’improvise et elle doit absolument faire partie de l’équation de nos journées pour maximiser notre productivité.

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