Gestion du temps – La loi de Murphy

Gestion du temps – La loi de Murphy

Gestion du temps - La loi de Murphy

Ah le temps... cette ressource si rare que l'on dépense sans compter... Et c'est hélas notre productivité qui va faire les frais de cette dépense inconsidérée.

Notre productivité, comme beaucoup d'autres choses dans notre vie, est régie par des lois. Je vous en ai sans doute déjà parlé.

Aujourd'hui, je vais vous parler de la Loi de Murphy, appelée aussi loi de la tartine beurrée ou Loi de l'Emmerdement Maximum. Ce n'est pas joli, mais il faut parfois appeler un chat, un chat !

Gestion du temps et Loi de Murphy

Au sommaire :

  • La loi de Murphy, c'est quoi en fait ?
  • Loi de Murphy = pessimisme absolu ?
  • Prendre en considération la Loi de Murphy
  • Tourner les embûches à son avantage.

1 - Qu'est ce que la Loi de Murphy ?

On l'appelle aussi la loi de la tartine beurrée ou la loi de l'emmerdement maximum.

Edward A. Murphy Jr. était un ingénieur aérospatial américain en fonction dans les années 47-49. C'est lors d'une série de tests réalisés durant cette période qu'il aurait dit  « Si ce gars a la moindre possibilité de faire une erreur, il la fera. »

Selon l'un de ses fils, il aurait plutôt voulu dire « S'il y a plus d'une façon de faire quelque chose, et que l'une d'elles conduit à un désastre, alors il y aura quelqu'un pour le faire de cette façon. »

Quoi qu'il en soit, on la résume maintenant par

"Tout ce qui peut mal tourner tournera mal".

En productivité, la loi de Murphy signifie que chaque tâche que l'on accomplit prend toujours plus de temps que ce qu'on avait planifié au départ.

2 - La loi de Murphy fait-elle de nous des pessimistes absolus ?

Je dirais plutôt qu'elle nous rend prudent ! Une fois qu'on a bien intégré l'idée qu'il y a des risques que quelque chose puisse aller de travers, on va faire en sorte de planifier le risque pour ne pas être pris au dépourvu.

C'est un concept que l'on retrouve également dans la qualité dans le cadre de l'anticipation et planification des risques.

Il ne s'agit pas de devenir pessimiste et de se  dire que quoi qu'on fasse, ça va aller de travers, mais au contraire d'être prêt à faire face à la situation si elle se produit.

Il s'agit simplement de devenir expert en plan B !

Je n'ai pas pu trouver l'affiche en français, mais vous pouvez voir que La Loi de Murphy est maintenant devenue LES Lois de Murphy ! 

3 - Prendre en considération la loi de Murphy

Qui n'a jamais entendu le bon vieil adage "mieux vaut prévenir que guérir" ?

Cela rejoint tout à fait la prise en considération de la Loi de Murphy. Pour le sujet du time-management, cela va notamment passer par partir plus tôt pour un rendez-vous. En effet, quand on part juste à l'heure, voire même avec 1 minute de retard, c'est à ce moment-là que la voiture tousse au démarrage, que vous ratez votre train parce que vous avez cassé votre talon, que vous n'avez plus de tickets de métro sur vous, enfin bref, vous voyez l'idée !

Gardez des périodes tampons dans votre agenda, n'enchaînez pas les rendez-vous car vous allez forcément en avoir un qui va durer plus longtemps que prévu et faire capoter votre planning. (Si seulement mon médecin lisait cet article... Dans son cas, chacun de ses rendez-vous aggrave son planning 😡 donc bonjour l'attente pour le patient de 16h15)

Donc le maître-mot pour prendre en considération la loi de murphy, c'est

AN-TI-CI-PA-TION

Tout ce qui est anticipé n'est pas un problème puisqu'il y a déjà une solution prévue.

4 - Tourner les embûches à son avantage

Malgré tous vos efforts pour anticiper, planifier, contrecarrer cette fauteuse de trouble qu'est la loi de Murphy, il peut (et va !) arriver des galères. 

Coincé dans l'ascenseur sans le moindre réseau par exemple. Ah bon, ça sent le vécu ?!

On ne peut rien faire à part attendre, c'est comme ça. Il faut aussi accepter de lâcher prise sur certaines situations et prendre la vie avec philospohie. C'est ennuyeux mais se rouler par terre en battant des pieds (vous avesz l'image ?!) ne changera rien.

Pour ce qui est de tourner réellement les galères en avantage, il s'agit en fait de considérer chaque erreur comme une leçon et d'en tirer les bénéfices. On ne peut rien faire pour le lait renversé mais on peut prévoir quelque chose pour que cela n'arrive plus !

Gestion du temps - La loi de Murphy

Ce qu'il faut retenir de cet article :

En gestion du temps, la loi de Murphy n'est pas une fatalité, elle est simplement là pour nous rappeler qu'il faut anticiper ce qui peut aller de travers et prévoir du temps pour l'imprévu.

Il y aura toujours un grain de sable prêt à enrayer votre rouage, mais si vous avez prévu le coup, cela ne sera qu'un simple contretemps au lieu d'une catastrophe.

Besoin de coaching, de conseil ou de formation ? Contactez-moi, c'est mon métier !

Marre d’en avoir plein la tête ? Essayez le Brain-Dump !

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Brain dump

On cherche tous à améliorer notre productivite et notre efficacité. Pour diverses raisons d'ailleurs. Pour ma part, cela me permet d'avancer sur mes projets professionnels et d'avoir en plus le plaisir de m'octroyer des week-ends et des vacances. J'ai beau aimer (presque) tous les aspects de mon métier, je ne rechigne jamais à m'installer dans mon jardin avec un bouquin pour profiter du beau temps.

Cela n'a pas toujours été le cas... J'ai longtemps souffert d'un manque cruel d'organisation, donc ma prodcutivité était proche de zéro (par le bas...). Frustration, stress... mon cocktail habituel 😔.

Et puis, j'ai commencé à me documenter, à lire, à chercher à comprendre les causes et surtout, chercher des solutions. Et Euréka, j'en ai trouvé ! J'utilise maintenant une combinaison de techniques de gestion du temps qui me permet de réaliser mes tâches sur mon temps de travail et également de bosser sur des projets annexes que je ne pensais jamais pouvoir envisager.

La première des techniques que j'utilise me permet de mettre noir sur blanc tout ce qui me passe par la tête, mes idées, mes envies, mes objectifs, absolument tout. C'est l'objet de cet article. Selon moi, on ne peut pas envisager de gestion de ses priorités sans savoir exactement ce qui se passe dans notre cerveau !

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Au sommaire :

  • Un brain-dump, kezako ?
  • A quoi ça sert ?
  • Comment on fait ?
  • Que met-on dans son brain-dump ?
  • Et ensuite, on en fait quoi ?

Un brain-dump, kezako ?

Un brain-dump, en traduction littérale signifie "vidange de cerveau". Et figurez-vous que c'est exactement de cela qu'il s'agit. Bien sûr, on continue à le dire en anglais, car, ne nous voilons pas la face, c'est quand même bien plus beau !

Donc en fait, c'est très simple, cette technique permet de se vider la tête de toutes les idées parasites (ou pas) que nous trimballons constamment. Que ce soit des choses à faire qu'on a oublié de noter, ce rendez-vous que l'on doit prendre, cet appel qu'on doit passer, etc, etc, nous nous "encombrons" le cerveau de tout un tas de choses. Au final, on finit par avoir des pertes de mémoire, notre créativité s'essoufle, ne parlons même pas de résolution de problèmes ou de projets à faire avancer. Il n'y a plus de place là-haut !

Donc, on vide et on repart avec les idées bien plus claires !

À quoi ça sert ?

Cela sert surtout à reposer notre cerveau. Je suis sûre que, comme tout le monde, il vous est déjà arrivé de vous dire "il ne faut pas que j'oublie ci ou ça", "ah j'ai oublié de faire ça", etc, etc... Notre cerveau est constamment sollicité pour trouver de nouvelles idées, réfléchir à certains problèmes, peser les pour et les contre avant de prendre une décision, et bien d'autres choses encore.

De ce fait, il arrive parfois que nous le surchargions et qu'à force, il soit complètement saturé. Les expressions "se prendre la tête" et "perdre la boule" en sont un bel exemple ! La finalité du brain-dump est résumée dans son nom, il s'agit de se vider la tête. Et vu que nous ne sommes pas dans Harry Potter, nous n'avons pas la possibilité de nous sortir quoi que ce soit de la tête autrement qu'en écrivant ou dictant ce qui nous encombre l'esprit.

Il ne faut pas chercher dans cette technique autre chose que ce qui est clairement établi dans son nom. Un brain-dump, ça sert à se vider la tête !

Comment on fait ?

Certains utilisent un dictaphone, d'autres, un bloc et un crayon. Il arrive certainement qu'il y en ait aussi qui utilise des feuilles volantes. J'y suis farouchement opposée ! Le but du brain-dump est bien de se vider la tête, mais également de pouvoir trier ses idées, planifier certaines choses, en organiser d'autres, etc. C'est pourquoi, selon moi, il faut un cahier, un bloc ou un carnet mais en aucun cas un support destiné à être perdu ou jeté par inadvertance.

Une fois trouvé son support préféré et son stylo favori, on se pose tranquillement au calme, dans la mesure du possible dans un endroit où on ne va pas vous déranger et on laisse guider ses pensées guider son stylo. Il est important de ne rien forcer, il faut que les pensées viennent spontanément, donc ne cherchez pas de sens ni d'ordre, cela risque de bloquer le processus. Il s'agit vraiment de laisser les pensées venir comme bon leur semble.

Que met-on dans son brain-dump ?

Tout, absolument tout ce qui vous passe par la tête !

De l'idée que vous n'arrêtez pas de faire tourner en boucle de peur de l'oublier à la liste de vos courses. Vraiment tout ! Il n'y a pas d'ordre, pas d'organisation, pas de tri à faire.

Il faut laisser le flot de vos pensées guider votre main sur votre cahier. Je sais que cela peut sembler un peu "bizarre" de prime abord, mais je vous assure qu'une fois que vous serez lancé, rien ne pourra vous arrêter et vous allez noircir des pages de votre cahier !

Idéalement, on fait un brain-dump par semaine, dans la mesure du possible au calme de votre chez-vous et à un moment où conjoint et enfants ne viendront pas vous déranger 😉.

Et ensuite, on en fait quoi ?

Ensuite, on fait le tri !

Vous verrez qu'il y a vraiment de tout dans votre tête (au cas où vous ne le sauriez pas encore) ! Donc, une fois votre "vidange" terminée, vous allez relire ce que vous avez écrit et vous allez décider quoi en faire.

Vous pouvez planifier certaines choses, organiser d'autres et en oublier d'autres encore. C'est à vous de décider.

Par exemple, si vous avez trouvé des projets intéressants sur votre cahier, vous pouvez les transformer en objectifs (SMART bien sûr).

Ou encore, vous avez peut-être des rendez-vous à prendre et des appels téléphoniques à passer. Programmez-les. Dites vous "je prends tous mes rendez-vous lundi matin", ou "je vais passer un coup de fil à tante Huguette mardi soir". Et notez-le dans votre agenda ! Sinon, vous allez retrouver ces pensées dans votre prochain brain-dump !!!

Anatomie d'un Business Plan


Le brain-dump, un incontournable !

Le brain-dump, bien que son nom paraisse un peu barbare, est selon moi, la clé de voûte de la gestion du temps. C'est en effet à partir de toutes ces idées qu'on va noter que vont naître nos meilleurs projets. Une idée, une fois écrite noir sur blanc devient vite un objectif si on veut bien s'en donner les moyens...

Votre cerveau, de son côté, a besoin de se ressourcer, de recharger ses batteries pour vous fournir toujours plus de bonnes idées. C'est pour cela qu'il ne faut pas l'encombrer inutilement. Tout comme vos classeurs que vous videz une fois dans l'année pour archiver vos documents, votre cerveau a besoin d'espace pour être aussi performant que vous le souhaitez.

Alors, armez-vous de votre carnet, bloc ou cahier 📓 (pas feuilles volantes hein, je vous ai dit pourquoi !), votre stylo 🖋 et libérez votre tête 🧘🏻‍♀️!

Jusqu'à la prochaine fois, portez-vous bien !

Réussir son Télétravail

Réussir son Télétravail

A l'heure où je vous parle, nous sommes en période de confinement suite à une crise sanitaire sans précédent... Le travail, pour la plupart d'entre nous, se fait à distance depuis maintenant plus de 4 semaines. Il n'est pas évident pour tout le monde de réussir son télétravail et cela demande pas mal d'ajustements à cette nouveauté.

J'ai la chance, pour ma part, d'être entrepreneur à distance (en effet, pour ceux qui ne me connaissent pas, je propose des services virtuels.). C'est pourquoi, je vous propose un article reprenant 5 astuces pour vous aider à vous adapter à cette nouvelle façon de travailler. Nous n'avons hélas, pas de visibilité sur le futur, cela pourrait donc s'avérer utile dans la durée.

Mettre toutes les chances de son côté pour Réussir son Télétravail

Plusieurs points à prendre en considération :

  • Aménager son espace de travail
  • Planifier sa semaines
  • Connaître ses pics de productivité
  • Faire des pauses
  • Définir des limites

1 - Aménager son espace de travail

La première étape importante lorsqu'on veut réussir son télétravail est de disposer d'un espace de travail dédié si possible. Il n'est pas nécessaire d'avoir une pièce à proprement parler, même si c'est mieux bien sûr, mais au moins d'avoir un. espace vraiment réservé au travail.

Bien souvent, lorsqu'on débute en travail à distance, on part du principe que le fait de devenir un "nomade digital" permet de travailler de n'importe où ! Alors, dans l'absolu, c'est vrai. Cela dit, un coin de table de cuisine, le canapé ou le fond de son lit ne sont pas des espaces réellement appropriés lorsqu'il s'agit de travailler. Et ce, pour plusieurs raisons !

Si vous optez pour la table de la cuisine, vous allez devoir débarrasser le plancher à l'heure des repas, ou alors, vous n'allez vous alimenter qu'une fois votre travail terminé. Dans un cas comme dans l'autre, ce n'est une solution que temporaire...

Si votre choix se porte sur le canapé, vous ne serez pas très bien installé(e), votre posture finira par vous causer des troubles musculo-squelettiques. De plus, vous avez certainement la télé dans votre salon et la tentation de ne regarder qu'un tout petit épisode de votre série préférée sera grand et nuira à votre concentration !

Pour finir, choisir votre lit... comme pour le canapé, vous risquez de sentir très vite des douleurs consécutives à votre installation "arbitraire" mais en plus, le lit n'est pas l'endroit idéal pour se concentrer à long terme. De plus, vous devrez penser à retirer votre ordinateur et vos outils de travail pour vous coucher, cette solution est loin d'être idéal.

Vous pouvez trouver tout un tas d'idées pour aménager un espace de travail même dans un petit logement en allant farfouiller un peu sur Pinterest.

2 - Planifier sa semaine

Une fois votre espace de travail défini, vous allez pouvoir vous pencher sur la planification de votre temps de travail. C'est en effet un point très important que l'on soit en télétravail ou pas. Cepandant, en télétravail, vous êtes maître de votre planning et c'est donc à vous qu'incombe la lourde responsabilité de gérer vos tâches en fonction de vos priorités et impératifs.

Je vous ai préparé une trame pour planifier votre semaine à télécharger ci-dessous.

En résumé, il faut :

- planifier votre journée la veille

- "essayer" de ne pas planifier plus de 3 tâches importantes et urgentes par jour

Et bien sûr, il faut garder du temps pour vous, votre famille et faire la chasse aux distractions, quel programme !!!

3 - Connaître ses pics de productivité

Nous avons tous un ou plusieurs pics de productivité dans la journée et il est important des les reconnaître pour les utiliser lors des tâches qui demandent beaucoup de concentration. En effet, lorsqu'on utilise ces pics de productivité, il est beaucoup plus facile de rester concentré plus longtemps et de produire plus de travail.

Nous ne sommes pas tous égaux devant ces pics, c'est pourquoi, il n'est pas possible de dire "votre pic se situe entre 7 h et 10h du matin" ! La grande majorité d'entre nous est beaucoup plus productive le matin mais comme toujours il y a des exceptions. Je suis, pour ma part, un oiseau de nuit ! Je tavaille beaucoup mieux après la nuit tombée ou au moins, en fin d'après-midi. Ce n'est pas toujours évident de concilier mes pics avec ma vie de famille, vous vous en doutez bien 🙂 

4 - Faire des pauses

Lorsqu'on se retrouve en télétravail, une fois la période d'adaptation passée où on a peine à trouver un espace et un rythme, on a parfois tendance à aligner de longues heures de travail sans faire de pauses. C'est une erreur commune, on est lancé, on ne veut pas s'arrêter, mais pourtant il faudrait parce que notre cerveau en a besoin.

Il faut donc prévoir régulièrement dans la journée des pauses pour se ressourcer et redonner la "pêche" à notre cerveau. Pour ma part, j'utilise la technique Pomodoro où je fais des sessions de 25mn de travail intensif, suivies de 5 mn de pause. Une fois 4 cycles accomplis, je prends une pause de 20 minutes. Au final, ma productivité est bien meilleure que si je devais travailler 2 heures sans pause.

Vous pouvez aussi définir vous-même des sessions de travail intensif alternées avec des petites pauses pour vous permettre de faire quelques pas, quelques étirements, passer un coup de téléphone ou n'importe quelle autre activité différente de la tâche sur laquelle vous travaillez de manière intensive.

A vos minuteurs ⏲️

5 - Définir des limites

C'est le point le plus épineux lorsqu'on veut réussir son télétravail. Il faut poser des limites dans vos horaires pour ne pas chambouler l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. C'est vraiment primordial d'avoir des horaires bien définis pour ne pas que l'un domaine empiète sur l'autre. Mon conseil sur ce point est de garder vos horaires de bureau si vous êtes en télétravail temporaire, cela vous permettra de n'avoir aucune difficulté à vous remettre dans le bain lorsque vous ne serez plus en télétravail.

Si, au contraire, vous êtes en télétravail à l'année, idéalement, il faut que vous trouviez le rythme qui vous convient le mieux en terme de productivité et de planning. Cela peut demander un peu d'adaptation et d'essai de planification de journée, mais in fine, c'est vous qui prenez vos propres décisions d'organisation.

Cela fait pratiquement 2 ans que je suis en télétravail permanent et, en dehors du fait que je ne souhaite vraiment plus intégrer une structure physique, je trouve que je suis bien efficace en définissant mes horaires de travail en fonction de mes pics de productivité.

Réussir son Télétravail

En résumé,

Réussir son télétravail n'est pas forcément évident, surtout lorsqu'on n'est pas préparé ou lorsqu'on a l'habitude de travailler dans un environnement spécifique depuis plusieurs années. Comme pour tout, le travail à distance vient avec son lot d'avantages et de défis à relever ! 

Rien n'est impossible cependant ! Cela demande un peu d'adaptation et de collaboration avec le reste de la maisonnée, surtout dans les cas de crises où toute la famille se retrouve confinée dans la maison ! 

Il faut apprendre à jongler avec les emplois du temps de chacun, bien planifier ses tâches, ne pas oublier de faire des pauses et surtout de poser des limites afin de préserver l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Toutes les informations que je vous ai données dans cet article s'appliquent qu'on soit en télétravail ou pas, en dehors de la première qui est spécifique au télétravail.

Défi relevé, objectif accompli, compétence télétravail acquise !