Simplifier son agenda = Gagner 3h de cerveau
J'ai toujours été une grande fan des éléments visuels, incluant le code couleur 🎨
Mais dans mon agenda, j'avais poussé le game un peu loin. Trop loin d'ailleurs...
Pourtant, ça partait d'un bon sentiment, je savais que les couleurs correspondaient à des tâches ou à des domaines mais en fait, j'avais presque la nausée en ouvrant mon agenda le matin (à tel point que je l'ouvrais de moins en moine en manquait des trucs importants... pas bien Deadpool 🤦🏻♀️)
Comme tu le sais, mon but ultime est de maximiser ce que je fais de mes journées et pour ça, la base, c'est vraiment d'avoir une organisation, mais sans transformer tout ça en usine à gaz 🤯
Pour autant, l'agenda et le code couleur bien utilisé, ça donne une super structure, surtout pour les esprits comme le mien qui ont tendance à se... disperser ? éparpiller ? ne pas rester focus ? oui, tout ça à la fois !
Reste avec moi, je t'explique tout ça dans l'article ☀️
Gestion du temps et des priorités
Avant : mon agenda était un arc-en-ciel… et un enfer
Alors ok, j'aime les paillettes et les licornes 🦄 ! Mais pour mon agenda, ce que j'avais fait était plutôt un beau petit capharnaüm dont moi seule ait le secret. J'avais en tout 9 catégories, donc 9 couleurs qui me sautaient au visage à chaque ouverture de Google Agenda ! Caranaval quoi !
Le mythe de la “bonne organisation visuelle”
Bien sûr, je ne m'étais pas collée au code couleur sans avoir lu des tonnes de trucs sur le sujet. C'est vrai que le cerveau est plus réactif aux structures visuelles et aux couleurs. Mais n'est pas Picasso qui veut ! Et n'est pas sensible à Picasso qui veut ? (perso, pas sensible du tout d'ailleurs 🙄)
Partant du postulat que mon cerveau est certainement comme celui des autres et qu'il adooooore les couleurs, je me suis lancée dans le codage de l'organisation visuelle... Échec et mat ma grande 😂
Déjà, j'avais organisé des catégories : prospection, communication, marketing, clients, administratif, mais j'avais empilé par dessus des codes d'urgences ! Noir pour le coulé, rouge pour l'urgent, orange pour le moins urgent et vert pour le tranquillou billou ! Une usine à gaz je te dis ! En fait, j'avais reproduit sur mon agenda le même bordel que ce que j'avais fait sur Notion : un truc que je n'avais absolument plus envie d'ouvrir et qui, pire encore, quand je l'ouvrais, me collait dans un état de confusion létargique.
Anne : 0 - bordel intergalactique : X puissance 1000
J'ai alors compris que les calculs étaient pas bon Kévin ! Frustration... culpabilité... ben oui, pendant tout ce temps où je fais et défais, même si certains te diront que c'est quand même travailler, moi, je percevais ça comme une perte de temps colossale.
Et chez moi, perte de temps dans le taf = moins de temps pour glander 😖
Ce qui m’a fait péter un boulon (et tout effacer)
Un matin sans doute pas fait comme un autre ! Moi qui suis toujours globalement de bonne humeur et contente de m'installer à mon ordi pour une bonne journée de boulot, ben là, ma personnalité bourrée de tocs a pris le contrôle et qui s'est chargée de remettre de l'ordre dans tout ce merdier !
Et quand je la laisse prendre les commandes, ça met de l'ordre, je t'assure ! (Mais je la laisse pas trop faire, elle est chiante avec ses petites manies 🤣)
Bref, tout ça pour te dire qu'on a vraiment simplifié au max en laissant les catégories indispensables.
Alors, ça te semble peut-être encore beaucoup mais sur une semaine, ça fait des blocs beaucoup plus cohérents, surtout les blocs Deep et Light qui occupent une grande partie de l'agenda avec mon temps perso ! Ben oui, je pense que je t'ai déjà dit que je COMMENCE par caler mon temps perso et que je m'occupe du reste ensuite.
Optimiser son temps, c'est bien.
Optimiser ce qu'on en fait en tenant compte de son énergie c'est mieux !
Je peux vraiment t'assurer que simplifier son agenda fait gagner 3 heures à son cerveau !
Sens-toi libre de laisser un commentaire sur ce que ça t'inspire, j'aime beaucoup avoir l'avis de mes lectrices 😍
Ce que ça a changé pour moi (au-delà du look)
Comme tu le sais déjà si tu me lis depuis quelques temps, je suis pire qu'un gosse avec les choses faites sous contrainte... Donc, cet agenda bariolé que j'avais mis en place pour me "simplifier" le quotidien était vraiment devenu un outil anti-organisation.
Quand je l'ouvrais, je ne savais même pas par quoi commencer, mes codes catégories mélangés aux codes urgences et importances déclanchaient un espèce de refus de coopérer de la part de mon petit cerveau !
Encore une fois, je m'étais inspirée d'un système qui n'était pas le mien et au lieu d'adapter l'outil à mon fonctionnement, c'est moi qui m'adaptais constamment donc charge mentale +++.
Ce que ça a changé donc concrètement (au delà de l'aspect non artistique de la chose 😂), c'est que j'ai vraiment eu la sensation de reprendre le contrôle sur mon agenda au lieu de le subir. En conséquence directe : moins de stress car pas de pic de cortisol à l'ouverture. C'est quand même un monde d'avoir pris la décision d'être indépendante pour m'organiser comme je veux et de me retrouver à subir mon agenda... Cherchez l'erreur ! Et pourtant, c'est la base de tout ce que je transmets ! On pense parfois que l'entrepreneuriat est l'autoroute vers la liberté (déjà, c'est pas forcément le cas) alors que la seule vraie chose sur laquelle on a (un peu) de pouvoir, c'est de gérer notre planning !
En autre conséquence (et pas des moindres !), mon cerveau s'est remis à coopérer et les sessions de deep work sont beaucoup plus efficaces car je (il) sais qu'il faut rester focus pour une durée définie. Pour le coup, la charge mentale a diminué et je me suis retrouvée beaucoup plus productive et efficace.
Sans passer en mode discipline militaire, avoir un agenda clair avec des blocs de temps définis en fonction de son niveau d'énergie, c'est réellement la base pour garder le kiff de bosser en solo !
Comment simplifier son agenda sans devenir bordélique
Il y a une sacrée marge de manœuvre entre avoir un planning carnavalesque et devenir bordélique. Quoique... en l'écrivant, je dirais que je n'ai jamais été autant bordélique que quand j'avais ce modèle d'agenda !
En fait, il ne s'agit pas de supprimer la structure, mais de l'alléger. Un agenda, c'est bien mais quand ça devient un fourre-tout pour des listes de tâches, ça n'a plus d'utilité. Il faut vraiment le voir comme un outil complémentaire qui te permet de définir tes créneaux de travail.
Bien sûr, ça nécessite un peu de boulot en amont pour définir ce que tu mets en perso d'abord, puis en deep work et enfin en light.
Ton niveau d'énergie dépend d'un certain nombre de facteurs, notamment ton chronotype. Pour faire simple, est-ce que tu es du matin ou du soir ! De là vont découler le calage de tes créneaux deep, le but de l'opération étant de les planifier sur ton pic de productivité et d'énergie.
Tu dois aussi établir ce que tu considères comme deep work et comme light work. Pour te donner un exemple, chez moi, en deep, il y a toute la partie rédaction de contenus (les blogs, les newsletters, les posts pour les réseaux sociaux). C'est une tâche que j'adore mais qui nécessite que je reste concentrée sinon ça me prend des plombes.
En light, j'ai toute la partie créative, donc tous les designs, les gifs, les photos, les présentations qui vont accompagner ma partie rédaction. Je sais que je peux être interrompue, je ne suis pas graphiste et ça se voit !
Donc si on reprend mon agenda :
- Anne Herbelet, c'est tout ce qui concerne mes rdv clients, coachings, compte-rendus, audits, etc.
- Anniversaires, bah ça veut bien dire ce que ça veut dire !
- Deep work, ce sont mes gros blocs concentration
- Light work, les trucs que je peux faire sans forcément avoir toute ma tête 🤪
- Menus, parce que je les définis une fois par mois pour tout le mois (ça, c'est la toquée qui supporte pas le "qu'est ce qu'on mange ce soir ?")
- Perso, c'est tout le temps que je dédie à mes propres activités plaisir
- Tasks, c'est les petits trucs quotidiens et récurrents à ne pas oublier (encore un coup de la toquée 😂).
Voilà, tu sais tout. Ton cerveau est une machine formidable mais il faut surtout que tu t'écoutes, TOI pour mettre en place le système qui va fonctionner comme sur des rails pour toi !
Les quelques mots de la fin
Simplifier son agenda, ça revient à t'organiser comme bon te semble. Il n'y a pas qu'un seul système d'organisation et c'est ce que je répète constamment à mes clientes.
Le système qui fonctionne est celui qui TE convient. Et c'est valable même si tu es en mode agenda papier. Tu n'as pas besoin d'utiliser tous les outils numériques de la création ni de suivre tous les conseils des "experts".
Je suis bien placée pour en parler. J'ai l'habitude de tester de nouveaux outils dès que l'occasion se présente. J'ai fait l'effort avec Things (usine à gaz pour moi !), Tasks (que j'ai gardé), Todoist (que j'ai mis de côté), Notion (qui a l'air de fonctionner pour tout le monde sauf pour moi !), Trello (que j'ai gardé, puis délaissé, puis remis en service, celui qui me convient le mieux finalement) et plein d'autres. Je me dis que peut-être un jour, je trouverai un truc révolutionnaire !
Et si c'est le cas, tu seras la première avertie, c'est promis !
