Planifier comme si tu étais une machine (oups, tu n'en es pas une...)

Tu te prends pour une responsable de prod' avec des objectifs intenables. Mais ton agenda n'est pas une industrie qui fonctionne 24/7.

Tu enchaînes 8 blocs de temps d'affilée, sans pause comme si tu allais carburer non stop avec le même niveau d'énergie. 2ème oups : ça ne marche pas comme ça !

En faisant ce genre d'erreurs, tu te retrouves complètement vidée dès le lundi soir, un filet de bave qui coule de tes lèvres et une forte envie de lobotomie, juste pour oublier...

Et là, attention : c’est l’engrenage.
Mardi matin, t’es déjà en train de courir après le retard accumulé. Tu squeezes la pause dej’, tu repousses ton verre d’eau “parce que t’es dans le flow” (en vrai, t’es juste en train de cramer).
Mercredi, ton cerveau carbure au café et à la volonté pure, mais tu sens que t’as déjà perdu 50 % de ta bande passante.

Sauf que… tu continues. Parce que “c’est prévu au planning” et que dans ta tête, ne pas tout cocher, c’est un crime passible de 25 ans sans dessert.

Le problème, c’est que tu as construit ton agenda comme si tu étais une machine : zéro marge, zéro respiration, zéro droit à l’imprévu.
Et devine quoi ? Ton corps et ton cerveau ne sont pas alignés avec cette version fantasmée de toi en mode Terminator de la to-do list.

Résultat : non seulement tu flingues ton énergie, mais en plus tu te sabotes… parce que les tâches faites en mode zombie sont souvent à refaire.

Moralité : un agenda plein n’est pas un agenda efficace. C’est juste un agenda suicidaire.

Dire “oui” à tout (même à ce qui t’épuise)

Tu connais le concept de "chaque fois que quelqu'un te demande quelque chose, tu arrives à trouver un créneau même si ça doit flinguer ta journée ?"

Oui ?

Bravo, c'est la meilleure des choses à faire pour saboter son agenda en moins de temps qu'il faut pour le dire...

Quand tu acceptes les sollicitations de tout le monde (et je te parle autant du perso que tu pro), c'est un peu comme si tu transformais ton planning en salle d'attente de gare un dimanche soir : bondé, bruyant et chaotique...

Je passe mon temps à le répéter : chaque fois que tu dis "oui" à quelqu'un, tu te dis "non" à toi-même.

Alors, attention, ne me fais pas dire ce que je n'ai pas dit : ne te transforme pas en machine à non !

Simplement, prends une toute petite pause de réflexion quand on te demande un truc "vite fait" : quels sont les impacts sur ta journée ?

Et souviens-toi, si c'est un petit oui, c'est en fait un grand non déguisé !

Parce que voilà ce qui se passe quand tu dis oui à tout :

• Tu passes tes journées à gérer les priorités des autres au lieu des tiennes.

• Tu te retrouves avec des “urgences” qui ne t’appartiennent pas.

• Tu finis ta journée avec l’impression d’avoir bossé non-stop… mais pour zéro avancement sur TES objectifs.

Et le pire ? Tu finis par en vouloir aux autres de t’avoir “volé” ton temps… alors que c’est toi qui as ouvert la porte et déroulé le tapis rouge.

Apprendre à dire non, ce n’est pas être égoïste.

C’est être lucide : ton énergie est une ressource limitée, et la dilapider dans des “petits services” te coûte beaucoup plus cher que tu ne le crois.

Laisser des “trous” que tu crois stratégiques

J'ai longtemps fait ça ! Je les appelais "rattraper le retard" ! Genre, j'avais déjà capté que ce que j'avais planifié ne tenait pas la route 😵‍💫

Et je suis sûre que tu fais la même chose même si tu ne les appelles pas de la même manière ! Tu te dis que c'est bien d'avoir du temps libre pour les pauses, ou les vrais imprévus mais tu finis par considérer ces blocs comme des fourre-tout que tu remplis de trucs complètement improbables.

Résultat : au lieu de souffler, tu termines la journée en ayant enchaîné “juste deux ou trois petites choses” qui se sont transformées en un marathon imprévu. Et là, tu te demandes encore pourquoi t’es crevée alors que, techniquement, t’avais “des pauses” prévues.

La vérité, c’est que ces trous ne sont pas stratégiques si tu ne les protèges pas. C’est comme avoir un coffre-fort… et laisser la clé dessus. Les imprévus, les sollicitations, les “tiens, ça prendra que 5 minutes” se faufilent dedans, et adios récupération.

Si tu veux qu'ils soient vraiment stratégiques, nomme-les et utilise-les pour ce que tu as prévu. Si tu as prévu une pause, fais-la, si tu as noté d'aller déjeuner avec ta meilleure amie en terrasse, note-le dans ton agenda et vas-y. Et si t'as prévu une heure de siesta, ne la remplace pas par une heure de scroll sur LinkedIn ou une heure de ménage 😏

Ce qui ne t'empêche pas de garder un chouille de flexibilité mais ça ne doit jamais devenir un numéro de funambule les yeux bandés.

C'est aussi l'une des manières de saboter son agenda, alors ne succombe pas à l'open bar des "trous au cas où" !

Confondre “agenda” et “liste de souhaits”

On est pas sur Amazon et c'est pas bientôt ton anniversaire... Alors oublie le mode wish-list !

Je sais, peut-être que tu as fait des recherches et que tu as vu des agendas beaux comme des camions sur Instagram ou Pinterest, mais je peux t'assurer qu'à moins que tu n'aies vraiment pas grand chose à faire de tes journées à part les remplir de pastel et de "je voudrais", ils ne sont pas actionnables en matière de productivité.

(ce qui ne veut pas dire non plus que tu ne peux pas avoir un bel agenda, mais ça ne doit pas être le fil conducteur de ton cahier des charges).

Pour bien utiliser ton agenda, tu dois faire un petit exercice en amont en faisant la liste de tes objectifs, des tâches qui y sont liées et des deadlines (qu'elles soient imposées ou que tu les définissent toi-même) et seulement ensuite, passer à la planification.

Ton planning est au service de ta vie. Jamais l'inverse. Sois réaliste et ne planifie pas de "souhait", planifie des tâches liées à des objectifs. (Et si t'as vraiment du bol, peut-être que tu peux transformer tes souhaits en objectifs ! 🧠 et nous voilà en mode Inception ! Tu rêves que tu rêves)

Et surtout, arrête de croire qu’écrire “lancer ma formation”, “trouver 10 clientes” ou “changer le monde” dans ton agenda va les faire arriver par magie. Ce ne sont pas des tâches, ce sont des caps. Si tu ne les traduis pas en actions concrètes avec un timing clair, ton agenda reste juste un carnet de vœux pieux.

Un agenda bien utilisé, c’est une machine à concrétiser. Un agenda mal utilisé, c’est juste un joli cimetière de bonnes intentions.

À toi de choisir dans lequel tu veux passer tes journées.

Conclusion : arrête de te tirer une balle dans le pied !

J'ai tenté la routine parfaite : NOPE ! pas pour moi !

J'ai fouiné sur Pinterest et Instagram pour trouver des modèles de journées types pour pouvoir me les approprier en fonction de mes tâches. Et j'avais fait tout ce qui était préconisé : 

• Des blocs de 2 heures pour le deep work
• Des blocs créa et admin bien séparés
• Des rituels du matin, du soir, des couleurs, de la marge, des stickers, bref, un grand carnaval !

C'était tellement beau que j'aurais pu le faire encadré ! Un beau tableau bien figé qui ne me correspondait PAS DU TOUT !

Parce que, dans la vraie vie, y'a des imprévus, y'a des baisses d'énergie, y'a des cycles biologiques, y'a des périodes de flemme, y'a des envies qui changent ou qui émergent. Bref, c'est la merde !

Et à la fin de chaque journée, je me disais que j'étais vraiment trop nulle, que je n'avais pas tenu ma routine, donc que je n'étais pas fiable. (C'est fou comme on peut être sympa avec soi-même...)

En fait, cétait pas moi le problème. 

C'était la rigidité du modèle et ma volonté de tout bourrer dedans même ce qui débordait de partout...

Le mythe de la "journée type" : poudre de perlinpimpin !

Quand t'es un peu bordélique (ou quand tu crois que tu l'es parce que tu ne fonctionnes pas comme les autres), tu te dis que créer un modèle figé est forcément la solution. 

Tu définis des blocs de temps, tu fais la liste de tes tâches, tout ça dans une discipline quasi-militaire car tu penses que suivre un horaire précis va tout régler. Un peu comme un emploi du temps de collégienne.

Pour l'anecdote, d'ailleurs, je m'étais même acheté il y a quelques années un cahier de texte pour y faire un emploi du temps hebdomadaire 🙄 Inutile de te dire qu'il est toujours dans le tiroir et qu'il me sert plus à noter des idées ou des gribouillis quand je suis en call (un vrai cahier de texte de collégienne quoi !)

Je cherchais en fait à apaiser mon cerveau (celui-là alors...) en lui mettant des garde-fous de partout.

En fait, j'ai simplement remplacé la confusion par de la contrainte... BUZZZER ! Je ne fonctionne pas sous la contrainte ! 

La seule chose que ça m'apportait était de déjà culpabiliser à 11 heures parce que j'étais en retard sur mon planning. Le boulet ! 

Mon planning si beau et si près d'être encadré était devenu mon croquemitaine. Bravo, bien joué ! 

Donc t'as compris, journée type : pas pour moi. Et si c'est pas pour toi non plus, c'est pas grave !

Mon déclic ? Arrêter de me forcer à rentrer dans des cases

Un jour, j'ai ouvert mon agenda.

Et je l'ai refermé.

Je n'étais pas en mode rebelle. J'étais saoûlée, fatiguée et découragée. Et j'avais surtout envie de suivre mon instinct.

Et c'est ce que j'ai fait. J'ai pris au hasard (enfin presque) une tâche que j'avais déjà reportée plusieurs fois parce qu'elle ne rentrait pas dans ma foutue journée type et je m'y suis mise. J'ai été focus jusqu'à ce que je termine et ça ne m'a pas pris les plombes que j'aurais cru.

Pourquoi ? Tout simplement, parce que j'ai suivi mon élan. J'avais envie de faire ça. Finalement, j'ai moins bossé que ce que me prévoyait mon agenda mais j'ai été beaucoup plus concentrée, posée et alignée. Et ça, je peux t'assurer que ça n'a pas de prix. Cela déclenche un sentiment de satisfaction incroyable.

Et en fait, ça n'a fait que confirmer ce que je savais depuis longtemps : les cases, c'est pas pour moi et c'est chiant d'essayer d'y rentrer.

C'est à ce moment-là que j'ai compris que j'allais devoir créer ma propre routine efficace plutôt que d'essayer de m'appliquer celle de quelqu'un d'autre.

Et honnêtement, même s'il y a encore des tâches qui me gonflent un peu dans ce que je fais quotidiennement, j'ai remis le kiff au cœur de mes journées. J'utilise mon énergie comme boussole et comme j'ai coutume de le dire : "à moins d'être un médecin urgentiste, il n'y a rien qui ne puisse pas attendre 24 heures."

Routine efficace = routine vivante

On pourrait penser que je n'ai pas de respect pour mes tâches. D'extérieur, c'est sans doute l'impression que ça donne.

C'est simplement parce que je ne fais pas comme les autres. Je fais comme je l'entends. 

Je n'ai pas de journée type gravée dans le marbre. (de toutes façons, je sais maintenant que je ne la respecterais pas 😏) Mais j'ai une boussole intérieure qui guide mes actions : je sais ce que je veux préserver (mon énergie, mon focus et mon kiff) et tout est organisé autour de ça.

Je ne le répèterai jamais assez : Ton business est au service de ta vie perso. Jamais l'inverse.

Certains jours, j'enquille 6 heures d'affilée sans les voir passer. D'autres, j'arrête à 15 heures et j'ai aucune culpabilité pour ça !

J'ai arrêté de me sentir coupable quand j'ai commencé à choisir. 

Et pour moi, la vrai routine efficace, c'est un espace souple qui te soutient sans te contraindre. Pas une foutue cage dorée.

Sachant que nous sommes des êtres vivants, comment pourrions-nous nous plier à quelque chose de statique ? Cela impliquerait d'avoir exactement le même niveau d'énergie, d'attention et productivité chaque jour de l'année. Et on sait bien que rien ne pourrait être plus éloigné de la vérité que ça. (Et en plus, ça serait méga chiant !) 

J'ai maintenant compris que je fais vivre ma routine en fonction de moi et sans te mentir, c'est beaucoup moins pesant que de faire le contraire !

Les quelques mots de la fin

Quand le week-end devient une extension masquée de la semaine

Dans la théorie, je bossais du lundi au vendredi. Genre comme tout le monde quoi !

Dans la pratique, je faisais mes sauvegardes le samedi matin, j'écrivais les posts pour les réseaux sociaux, je réfléchissais à de nouvelles idées d'offres ou de contenus. Le dimanche, je faisais ma newsletter, je mettais à jour mes publications Pinterest, je regardais mes analytics, etc.

À la base, j'avais fait ça juste avant une période de vacances. On partait le lundi après-midi dans la famille donc il fallait que tout soit prêt pour la semaine suivante. Ok, quand c'est exceptionnel pourquoi pas...

Et puis, je me suis rendue compte que quand il y avait des trucs que je n'avais pas le temps de faire pendant la semaine, je me disais souvent que je pourrais profiter du samedi ou du dimanche (juste un peu) pour me mettre à jour.

Et petit à petit, j'ai commencé à faire le newsletter le dimanche après-midi, vu qu'elle est censée partit chaque dimanche à 17h30, et puis tant qu'à faire, si je préparais quelques posts...

Et voilà comment je suis devenue une adepte du "rattraper son planning le week-end"...

Le week-end n'était plus un espace de repos, de ressources, de bon temps. C'était juste devenu 2 jours de taf de plus dans ma semaine... Pas bien Deadpool 😤

Le faux pouvoir du “je me rattraperai plus tard”

C'est un réflexe à la fois confortable et vicieux.

En fait, tu restes "en contrôle". Enfin tu crois. Tu ne dis pas non, tu ne renonces pas, tu décales simplement. Après tout, un planning, c'est flexible, pas vrai ?

En plus, tu décales ta culpabilité aussi. Parce que tu sais que ce que tu ne fais pas pendant la semaine, ben, c'est pas grave tu le feras samedi ou dimanche.

Sauf que rattraper son planning le week-end, ça t'empêche de te recharger. Et un jour, la culpabilité professionnelle que tu as soigneusement déplacée, ben tu la prends en pleine poire quand ton p'tit mari te dit "tiens et si on allait au restau aujourd'hui ?". Tu dis non parce que t'as pas fait ta newsletter. Et tu te rends compte que tu passes à côté de ce qui compte vraiment.

Tu n'as pas le pouvoir en vrai. Tu es complètement esclave de ce foutu planning.

À cela tu ajoutes les bons arguments "c'est plus calme le week-end", "je ne reçois pas d'e-mail", "je suis moins distraite", etc. , je peux t'en faire une liste longue comme le bras.

Et tu sais pourquoi ? Tout simplement parce que LE RESTE DU MONDE EST EN WEEK-END et toi, tu continues à carburer comme si de rien n'était !

Je vais plus loin en te disant que ce que tu fais pendant le weekend une fois que tu t'es rendue compte que tu avais passé ta vie perso à la trappe, ben c'est blindé de culpabilité et je peux t'assurer que ça transpire dans ce que tu produis.

Alors, si t'as pas le temps de tout boucler dans la semaine, c'est qu'il faut peut-être que tu prennes ton planning à bras le corps pour voir ce qui déconne dans tes 5 jours de travail. C'est forcément là que tu peux faire des ajustements.

Ce que ça m’a coûté : ma récupération et mon plaisir

Il paraît que Confucius aurait dit :

“Choisissez un travail que vous aimez et vous n'aurez pas à travailler un seul jour de votre vie.”

Je le mets au conditionnel parce que les avis sont partagés quand à son origine.

Quoi qu'il en soit, je ne suis pas fondalement d'accord avec ce proverbe car même si tu adores ce que tu fais, il y a forcément des aspects qui te gonflent ! Donc non, ce n’est jamais 100 % fluide.

De plus, quand on est constamment débordée même par ce qu'on aime et qu'on tombe dans le piège de bosser le week-end, on n'a plus le temps de se ressourcer. Et je pense te l'avoir déjà dit, ton cerveau a parfois besoin qu'on lui foute la paix pour créer. Si tu ne lui donnes pas l'espace nécessaire, tu es juste en mode automatique du lundi au dimanche.

Et bien sûr, conséquence directe : ben le lundi, t'es crevée. À aucun moment, tu n'as profité de la vie, laissé ton cerveau vagabonder, passé du bon temps avec tes proches. Nada.

Et ne me sors pas l'idée que tu n'as qu'un chat et ton travail dans la vie ! Avant d'être l'entrepreneuse à succès que tu es, tu es une personne avec des passions, des envies et des loisirs.

Moralité : Rattraper son planning le week-end, ça équivaut à fermer la porte à la vie perso. Et c'est toujours Non !

Aujourd’hui : je prévois moins, je vis mieux

Je prévois en tout cas toujours de ne rien faire le week-end. Ce n'est plus la poubelle de mon planning !

Dit comme ça, ça a l'air carrément brutal. Et pourtant, c’est exactement ce que c’était : une décharge à “je le ferai plus tard”.

Quand je vois que le jeudi arrive et qu'il y a encore pas mal de trucs que j'avais prévu les 3 premiers jours et qui sont toujours en attente, je prends l'une de ces décisions :

• Je décale intelligemment si c'est vraiment important
• Je regarde ce que j'ai prévu sur les 2 derniers jours de la semaine et s'il y a des choses à repousser sans conséquences, je décale
• Je remets le retard en question. Pourquoi je ne l'ai pas fait ? C'était pas important ? J'avais pas envie ? J'avais dit oui au lieu de non ?

Et ça glisse beaucoup mieux. Un planning, c'est fait pour être flexible, c'est vrai. Mais c'est surtout fait pour que tu puisses accomplir les choses qui ont du sens pour toi et qui te nourrissent.

Contrairement à ce qu'on pourrait croire, ne pas rattraper son planning le week-end rend plus efficace, pas moins.

Tout simplement parce qu'on a profité de ces 2 jours de repos pour...bah, se reposer tiens !

Les quelques mots de la fin

Mon agenda sur le papier : un rêve organisé

Enfin sur mon Google Agenda, mais t'avais compris !

Il était beau, il était mince, il sentait bon le sable chaud. Ah non, oups, c'est pas ça !

Mais il était beau, ça c'est clair. Propre, optimisé, millimétré.

Une heure de brainstorming, 2 heures de créa, 30 minutes avec un prospect, une pause café, une session deep work. Millimétré je te dis. Je suis même étonnée de ne pas y avoir intégré les pauses pipi !

Le problème ? Cette organisation était faite pour une version fantasmée de moi ! Une WonderAnne, capable de rester concentrée 4 heures d'affilée, de manger sur le pouce, d'avaler un café brûlant et de s'y remettre pour 4 heures...

Muahahahaha ! Le délire, je ne suis pas cette nana ! Mon business est au service de ma vie, pas l'inverse. Moi, la paresseuse stratégique autoproclamée "tente" de faire des journées de 5 heures (bon ok, on est plutôt sur du 6,5 mais c'est déjà bien !).

Même avec le meilleur agenda du monde, même si c'est ChatGPT qui le fait, on ne peut pas dealer bosser sans planifier en respectant son énergie.

Le quotidien : un ressenti bien différent

Un quotidien bien loin de ce que j'imaginais, moi qui ne suis pas fan des contraintes et qui ne conçoit pas une seule journée sans une bonne dose de kiff et de liberté... Là, je me sentais littéralement "enchaînée" à mon planning. 

Aucun espace pour moi, pour respirer, me ressourcer ou simplement m'octroyer une pause un peu plus longue. 

Donc forcément, j'avais des coups de mou, des crises de procrastination aux pires moments, des envies de me taper un dodo en plein après-midi, enfin, vraiment à contre-courant de moi-même. 

Comme tu le sais, j'ai une personnalité solaire, un poil exhubérante (si peu 🤏🏻) et j'avais presque le sentiment d'un dédoublement de personnalité quand j'essayais de me caler sur mon agenda ! 

Et bien évidemment, je me flageallais aux orties fraîches (pas en vrai hein !) en me disant que c'était moi le problème, certainement pas le planning. Donc, je prenais par dessus tout, une bonne dose de frustration et de culpabilité. 

Jusqu'à ce que je me décide à prendre mon "cas" à bras le corps pour y trouver une explication, voire une solution.

Ce que m’a révélé mon auto-enquête

Attention, l'inspecteur Gadget est de sortie 🕵🏻‍♀️

J'ai fait un truc chelou (qui me semble pourtant totalement naturel quand le fais avec des clientes 😂) mais nécessaire et bénéfique :

Pendant une semaine, j'ai noté tout ce que je faisais, mais surtout, le niveau d'énergie que je ressentais pendant que je réalisais mes tâches.

Bien sûr, ça a révélé ce que je savais déjà. Je suis du chronotype du loup (donc du soir)...

• Mes pics de productivité sont à 11h et à 16h.
• Je suis dans une espèce de brouillard mental entre 13h30 et 15h
• Mes tâches créatives passent mieux en fin de matinée ou d'après-midi
• Les trucs chiant me prennent 3 fois plus de temps s'ils sont mal placés.

Je me suis donc rendue compte que mon agenda voulait faire de moi une machine de guerre pendant que mon cerveau était en PLS ! C'est l'illustration même du mauvais timing !

Grosso modo, ça revient à faire un feu d'artifice à midi : techniquement possible mais complètement con !

Moralité : pour apprendre à planifier en respectant son énergie, il faut passer par l'enquête de terrain !

Tu vas me dire que ça semble logique et je te répondrais que tu as raison. C'est la première des choses que je fait en audit de planning et pourtant, quand il s'agit de moi, je passe toujours en mode freestyle... Ce que je peux m'auto-saoûler quand je fais ça 🙄

Ce que j’ai appris en écoutant mon rythme

J'ai appris surtout que le temps est notre ressource la plus précieuse, certes, mais ce qui compte vraiment, c'est ce qu'on en fait. Et sans planifier en respectant son énergie, on gaspille cette ressource. 

J'ai appris que mon corps me donne constamment mon niveau d'énergie et que je ne dois pas l'ignorer. Par expérience, ignorer les signaux, c'est ouvrir la porte à l'épuisement, la frustration, le stress et dans mon cas, le burnout. 

Si tu ne dois retenir qu'une chose de cet article, n'attend pas que ton corps hurle alors que cela fait des mois qu'il chuchote pour que tu y fasses attention. 

L'énergie est fluctuante, c'est ok, on est tous logés à la même enseigne. Bon sauf peut-être Elon Musk qui a l'air d'avoir une énergie de cyborg mais c'est un autre sujet ! 

J'ai aussi appris à remettre les choses dans leur contexte : mon agenda est un outil, c'est à lui de s'adapter à moi, pas l'inverse. Non mais !

Et j'ai surtout appris à déculpabiliser s'il y a des moments où je suis fatiguée, ou migraineuse, ou juste prise d'un coup de flemme. C'est pas bien grave, j'ai mes zones tampons à la rescousse ! 

Planifier en respectant son énergie, ça permet de prioriser ce qui est vraiment important, ce qu'on veut vraiment vivre. Au bout du compte, c'est toi qui es aux commandes et c'est bien mieux comme ça !

Les quelques mots de la fin