Anne Herbelet/ mars 21, 2018/ Assistante Virtuelle, Business, Efficacité, Freelancing/ 0 comments

Vous commencez sérieusement à penser à vous octroyer les services d’une assistante virtuelle ? Je ne peux que vous féliciter, vous serez enchanté par ce choix et les bénéfices pour votre entreprise.

Afin de vous aider dans votre choix, je vous invite à prendre connaissance des qualités de l’assistante virtuelle. Cette liste est non-exhaustive mais regroupe les qualités essentielles que vous devez rechercher afin de vous assurer les meilleurs services.

Ayant été consommatrice d’assistantes par le passé avant d’être passée de l’autre côté du service, les qualités ABSOLUMENT indispensables sont à mon sens :

  • l’organisation
  • la planification
  • le time-management
  • la motivation
  • l’esprit d’initiative
  • la communication

Continuez à lire, je vous explique pourquoi !


L’organisation

C’est, à mon avis, la qualité numéro 1 à rechercher chez chaque assistante virtuelle. En effet, son rôle principal étant de vous assister (comme son nom l’indique !), elle doit être capable d’organiser son travail autour des tâches que vous lui confiez. Donc, un classement numérique par exemple lui permet de retrouver vos documents en un clin d’œil, surtout compte-tenu des outils à notre disposition aujourd’hui. Par exemple, j’utilise Evernote, qui me permet non seulement de stocker les documents des mes clients sur mon ordinateur, mais également en formule cloud, mais également de partager mes notes avec chacun d’entre eux.

A cela, j’ajoute une pincée de couleurs pour que tout soit bien organisé dans l’ordre et visuellement sans erreur possible. Rien ne m’horripile plus que de chercher, et chaque jour, j’améliore le système pour que cela n’arrive pas.


La planification

Directement liée à l’organisation, la planification est un élément indispensable de mes semaines afin de ne rien oublier et de fournir une qualité de service impeccable et dans les meilleurs délais.

J’ai l’habitude de planifier mes semaines à l’avance le dimanche ou le lundi matin et j’ai comme tout un chacun mes outils favoris. En priorité, mon calendrier électronique, Calendar, qui me permet de voir ma semaine en un clin d’œil. Je commence toujours ma planification sur l’agenda papier, j’ai toujours beaucoup de plaisir à écrire « à l’ancienne » ! Et bien évidemment, mon application Todoist qui me permet d’organiser mes tâches.


Le time-management

La gestion du temps a d’abord été ma bête noire avant de devenir petit à petit ma meilleure amie. Le temps est notre ressource la plus rare. On ne peut pas l’emprunter, l’acheter, ou le vendre. Le temps perdu ne se rattrappe jamais comme le dit le vieux dicton. Utiliser son temps à bon escient est l’assurance de vivre des journées productives et de se sentir fier de ses accomplissements.

En tant qu’assistante virtuelle, mon atout principal est la gestion de mon temps car je peux proposer à mes clients tout un éventail de services que je peux accomplir de manière rapide et efficace. J’ai bien sûr de nombreux outils qui me permettent de rester concentrée et de maximiser ma productivité dans mes projets professionnels et personnels. Je suis notamment une grande adepte de la technique Pomodoro.


La motivation

L’assistante virtuelle est son propre patron, ce qui revient à dire que sa réussite ou son échec repose sur elle uniquement. Comme tout chef d’entreprise, l’un des éléments majeurs du succès est la motivation.

Il n’est pas toujours évident de rester motivé lorsqu’on travaille seul, mais par chance, il existe diverses techniques pour se maintenir à des hauts niveaux de motivation. La méditation, les évènements de networking, les collaborations entre assistantes virtuelles permettent de se recentrer sur l’important et de continuer à fournir du travail de qualité.


L’esprit d’initiative

L’assistante n’est pas uniquement là pour exécuter des tâches assignées. Elle peut également vous suggérer des axes d’amélioration et prendre des initiatives pour rendre votre entreprise plus prolifique. De plus, il est bien connu qu’il est parfois bon d’avoir le recul nécessaire pour proposer des solutions ou des alternatives qu’on ne voit pas toujours lorsqu’on est au cœur de l’action.

Je recommande toujours de considérer l’assistante virtuelle comme un partenaire plutôt que comme une employée. Notre métier est de simplifier le vôtre, ne l’oubliez pas !


La communication

Comme dans toute relation, qu’elle soit professionnelle ou personnelle, la communication est d’une importance capitale pour permettre une progression.

Les moyens technologiques dont nous disposons à l’heure actuelle sont des outils que nous ne pouvons pas négliger. Que ce soient par e-mails, par messages, par plateformes collaboratives, nous sommes toujours en ligne et il est important de communiquer sur les projets en cours. Cela permet de répondre aux questions en suspens sans perdre de temps et de pouvoir rassurer nos clients sur l’avancée des projets en cours.


Au cas où vous auriez encore des doutes sur les bénéfices d’être accompagné par une assistante virtuelle, contactez-moi et parlons-en. A très bientôt.

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