Externaliser certaines activités

Parfois, lorsque l’activité de notre entreprise augmente ou lorsque nous voulons étendre notre offre de produits ou services, nous devons externaliser certaines activités.

Comme tout le reste dans un business, cela ne s’improvise pas et il faut analyser ce qu’on attend de l’externalisation de ces activités.

Une fois cette analyse faite, on s’aperçoit qu’il existe plusieurs avantages à externaliser certaines activités de notre entreprise.

Je vous en dévoile quelques uns dans cet article et vous propose également de télécharger une check-list pour réussir votre process d’externalisation.

Externaliser certaines activités

Au sommaire :

  • L’externalisation permet de se concentrer sur son cœur de métier.
  • Externaliser certaines activités apporte de nouvelles compétences.
  • Les prestataires externes aident à optimiser les coûts par leur expertise et expérience.
  • L’entreprise extérieure propose généralement des services « à la carte ».
  • Un prestataire externe a une vision plus globale de l’entreprise.

1 – L’externalisation permet de se concentrer sur son cœur de métier

Tout chef d’entreprise débutant se voit contraint à porter toutes les casquettes et à effectuer toutes les tâches nécessaires au développement.

Cela passe donc par la vente, l’administratif, le marketing, la qualité, le service client, etc… Cela fait beaucoup pour une seule personne !

C’est pourquoi, lorsque la situation le permet et le demande, je recommande généralement de penser à externaliser certaines activités. Cela permet de se focaliser sur son cœur de métier et continuer à développer son entreprise en s’appuyant sur des compétences extérieures.

Par exemple, il est tout à fait judicieux de confier sa comptabilité à un cabient comptable extérieur. Vous pouvez aussi externaliser votre service client et l’administratif à une assistante à distance (ou assistante virtuelle). De même, déléguer sa communication et son marketing à un prestataire qui en connaît tous les rouages est une excellente idée pour voir des résultats conséquents.

Dans cet article, je vous donne 10 exemples de tâches à confier à une assistante virtuelle, cela pourrait vous donner quelques idées !

Concrètement, ces tâches que vous ne faites plus vous offrent du temps pour vous concentrer sur vos clients, leurs attentes et les nouveaux produits et services que vous avez à leur proposer.

2 – Externaliser certaines activités apporte de nouvelles compétences

Lorsque vous confiez votre communication ou l’animation de vos réseaux sociaux à quelqu’un dont c’est le métier, vous « achetez » des compétences que vous n’avez pas ou qui ne sont pas assez poussées.

Les chefs d’entreprise sont parfois réticents à faire appel à de l’externalisation. Pourtant, en y pensant un peu, cela s’avère très intéressant. En effet, indirectement, l’entreprise en question s’enrichit de nouvelles compétences qui lui font gagner du temps, donc de l’argent.

Il est crucial de bien comprendre qu’un prestataire externe connaît son métier et les meilleures pratiques pour obtenir des résultats. Dans ces conditions, externaliser certaines activités garantit une qualité de réalisation que le chef d’entreprise aurait des difficultés à atteindre en solo.

Lorsqu’on est en démarche de développement de son entreprise, s’entourer de prestataires expérimentés est bien souvent un gage de réussite.

3 – Les prestataires externes aident à optimiser les coûts par leur expertise et expérience

Bien souvent, lorsqu’on embauche un nouveau collaborateur, celui-ci n’est pas « rentable » immédiatement. En effet, il y a généralement une période de formation et d’adaptation qui va s’avérer plus ou moins longue en fonction des compétences et de l’expérience du nouveau collaborateur.

De plus, les frais liés à l’embauche sont assez conséquents compte-tenu des charges sociales inhérentes à l’emploi.

L’avantage à externaliser au niveau de la maîtrise des coûts est qu’un prestataire externe est déjà formé à son métier. De ce fait, son expérience lui permet de vous apporter des résultats visibles rapidement. De plus, il n’y a aucun frais à ajouter au tarif de la prestation proposée. Effectivement, la personne à qui vous allez déléguer des tâches travaille sur son propre matériel, dans ses propres locaux.

En tant qu’entrepreneur, je trouve très rassurant de ne pas avoir de surprise lorsque je fais appel à des prestataires externes.

4 – L’entreprise extérieure propose généralement des services « à la carte »

Lorsqu’on compare l’embauche à l’externalisation, il faut également tenir compte du fait qu’une embauche représente un contrat à temps partiel ou temps plein. De ce fait, il n’y a guère de latitude dans la durée du temps de travail.

A l’inverse, vous pouvez faire appel à une entreprise extérieure pour une mission précise ou pour un forfait d’heures. Danc-s certains cas, vous pouvez même demander des prestations horaires. Vous avez donc une grande liberté.

De cette manière, vous pouvez vraiment appréhender les coûts et utiliser les services dont vous avez besoin.

A l’heure actuelle, les nouveaux entrepreneurs ont besoin de liberté dans leur activité. Cela passe également par la liberté de faire appel à des prestataires externes pour des missions précises.

Vous pouvez trouver des freelancers dans toutes les catégories dont vous pourriez avoir besoin sur Malt.

Pour vous aider dans votre processus d’externalisation, je vous ai préparé une check-list que vous pouvez télécharger en remplissant le formulaire ci-dessous.

N’hésitez pas, c’est cadeau ! 🥳

Externaliser certaines activités

Bien externaliser ses activités

La check-list

5 – Un prestataire externe a une vision globale de l’entreprise

Un autre des avantages à externaliser certaines activités est que vous allez généralement faire appel à un autre chef d’entreprise. Un micro-entrepreneur (ou autoentrepreneur), bien que travaillant seul, est un chef d’entreprise à part entière !

Cela signifie qu’il a une vision globale de l’Entreprise, avec un grand « E », c’est à dire qu’il a une parfaite connaissance des problèmatique de l’entrepreneur. Il sera donc à même de vous proposer la meilleure solution pour réaliser la mission que vous souhaitez lui confier.

A l’inverse, une embauche implique parfois une vision partielle de l’entreprise. C’est à dire qu’il n’y a pas forcément d’anticipation ou d’analyse des améliorations possibles pour l’intégralité de l’entreprise.

Alors bien sûr, je ne suis pas en train de dire qu’il faut remplacer ses salariés par des prestataires externes ! Cela dit, pour les petites entreprises et les entrepreneurs individuels, l’externalisation est bien souvent une alternative positive à l’embauche.

Dans le monde de l’entrepreneuriat, on cherche souvent à s’entourer de personnes ayant les mêmes problématiques que nous. C’est pourquoi, il est souvent préférable d’externaliser certaines activités plutôt que d’embaucher, même à temps partiel.

Externaliser certaines activités

Ce qu’il faut retenir de cet article :

Externalisation ne rime pas avec improvisation. Il est important de bien réfléchir et de pouvoir répondre aux questions « pourquoi » et « comment » avant de se lancer dans le processus.

Il est également absolument indispensable de considérer les entreprises extérieures auxquelles on fait appel comme des partenaires. J’ai souvent l’occasion de voir des entrepreneurs confier des missions à des prestataires externes et avoir un comportement d’employeur à employé.

Il est également très important de mettre en place un contrat d’externalisation ou de prestations de services avec nos partenaires pour sécuriser les 2 parties. Et bien évidemment, établir une communication claire dès le début sur les attentes de chacun pour s’assurer une satisfaction professionnelle de part et d’autre.

L’externalisation est bien souvent l’une des meilleures options pour le développement des petites entreprises.

Entrepreneurs et dirigeants de TPE/PME, je vous invite à essayer, vous pourriez bien être surpris !

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