A notre époque où tout va de plus en plus vite, 2 choses primordiales n’ont pas changé :
– la durée d’une journée
– le coût d’embauche de personnel
On a donc toujours plus de tâches à accomplir dans un minimum de temps et nous n’avons pas toujours la possibilité d’embaucher une personne à temps partiel ou plein pour nous aider.
Par chance, depuis quelques années, une nouvelle espèce à fait irruption dans le mode du travail, il s’agit bien sûr de l’Assistante Virtuelle.

Avant de vous décrire les 10 Tâches à Déléguer à Une Assistante Virtuelle, un rapide rappel sur ce qu’est une assistante virtuelle.

Qu’est ce qu’une Assistante Virtuelle ?

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, l’assistante virtuelle n’est pas un cyber-humain ! C’est une personne bien réelle qui travaille à distance, d’où sa « virtualité ». Lorsque vous faites appel à une assistante virtuelle, vous faites appel à un sous-traitant du secrétariat. On l’appelle aussi secrétaire indépendante, télésecrétaire, assistante à distance.

N’ayons donc pas peur de faire appel à une assistante virtuelle, vous n’aurez pas affaire à un robot, mais bien à une personne dont l’assistanat est le métier.
Je reviendrai prochainement sur les avantages indéniables à utiliser les services d’une assistante virtuelle dans un autre article. Restez à l’écoute !

Entrons maintenant dans le vif du sujet qui nous préoccupe !

10 Tâches à Déléguer à Une Assistante Virtuelle

Quelle que soit votre situation, il y a fort à parier que certaines de vos tâches non seulement, ne vous plaisent pas, mais encore, consomment un temps considérable dans vos journées. Ayez le bon réflexe et déléguez !

1 – La gestion de votre boite email

Vous recevez tellement d’emails que le simple fait d’ouvrir votre boite vous donne des nausées matinales ? Je connais ! Comme ils disent Outre-Atlantique « Been there, done that » ! Vous pouvez déléguer cette tâche à une assistante virtuelle. Il suffit de lui expliquer brièvement ce que vous souhaitez faire de tous ces emails et bientôt, votre boite aura atteint l’état de grâce « Inbox Zero » !

2 – La gestion de votre planning

Loin de moi l’idée d’insinuer que vous n’êtes pas organisé, mais il arrive parfois que les rendez-vous griffonnés à la sauvette sur des post-it s’envolent à la première bourrasque… Confiez-donc cette tâche à votre assistante et contentez-vous d’assister au rendez-vous qu’elle aura ajouté à votre planning !

3 – L’organisation de vos déplacements

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, l’organisation d’un déplacement peut s’avérer chaotique lorsqu’on doit s’occuper de cela en plus des tâches habituelles. Il nous arrive donc de réserver notre billet d’avion ou de train mais de ne pas penser au moyen de transport à l’arrivée… Stress garanti ! Votre assistante virtuelle se charge de ces formalités et peut même aller jusqu’à vous envoyer une check-list de ce qu’il faut emporter (on est tous un jour parti sans le chargeur de notre ordinateur…)

4 – La rédaction de vos courriers

De tous vos courriers ! De vos lettres à votre assureur à vos cartes de vœux, votre assistante virtuelle a du vocabulaire et une maîtrise parfaite de l’orthographe, alors ne vous prenez plus la tête et confiez-lui cette tâche.

5 – L’établissement de vos devis et factures

Vous êtes dirigeant de TPE ou auto-entrepreneur, vous n’avez peut-être pas d’assistante commerciale à vos côtés… Votre assistante virtuelle peut donc se charger de l’envoi de vos devis, du suivi si cela fait partie des tâches que vous souhaitez lui confier et de la facturation une fois votre prestation terminée ou votre produit livré.

6 – Le suivi de vos paiements

Il arrive encore souvent que nos clients pensent que si nous n’avons pas relancé le paiement de notre facture, c’est que nous n’avons pas nécessairement besoin de nos fonds… Si, si, je vous assure, cela arrive encore beaucoup plus souvent qu’on le croit ! Demandez à votre assistante virtuelle de s’occuper de vos relances, votre trésorerie vous en remerciera !

7 – Le suivi de vos échéances

Au même titre que vos clients, vous avez des échéances à régler. N’attendez pas qu’on vous relance, cela pourrait vous faire passer pour un mauvais payeur. Dans la mesure du possible, respectez les délais de paiement qu’on vous a accordé ou prévenez votre créancier de tout retard possible. Avoir un échéancier à jour vous permet d’anticiper, alors oui, vous l’avez compris, déléguez aussi cette partie !

8 – Le management de vos réseaux sociaux

Nous sommes tous bien conscients qu’on ne peut guère faire sans les réseaux sociaux de nos jours. Et nous savons tous aussi à quel point c’est important de publier du contenu régulièrement, de répondre aux commentaires reçus sur les plateformes et de vérifier que le SAV si besoin est assuré. Et bien devinez quoi, c’est encore une tâche que vous pouvez déléguer ! Alors, n’hésitez plus et faites le 🙂

9 – L’organisation de vos documents de manière digitale

A l’heure actuelle, nous essayons de limiter l’usage de papier dans nos vies quotidiennes. D’une part, c’est meilleur pour notre chère Terre, et d’autre part, avec un bon système de classement digital, on retrouve ce qu’on cherche beaucoup plus rapidement qu’en allant entreprendre des fouilles archéologiques dans nos archives !!!

10 – La gestion de toute tâche administrative

Cela peut passer par la réalisation de procédures pour votre entreprise, la rédaction de fiches de poste, de mémos, de préparations de réunions, de compte-rendus, et bien d’autres choses encore. Repenser votre organisation, proposer des solutions de communication, mettre en place des outils de management, ce sont encore des tâches que vous pouvez confier à une assistante virtuelle.


Le concept de l’assistante virtuelle s’est déjà bien démocratisé. Il y a encore de la résistance au niveau de certains chefs d’entreprise mais on peut gager que de plus en plus d’entreprises vont y venir.

Et vous, vous en êtes où ? Si vous avez des questions, si vous souhaitez utiliser mes services d’assistante virtuelle, je vous invite à me contacter et nous pourrons discuter de votre projet.

Jusque là, prenez bien soin de vous et ne vous tuez pas à la tâche !

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