Communication à distance : les bonnes pratiques

A l’heure actuelle où certaines activités professionnelles se font de n’importe où, il est important de connaître les bonnes pratiques de la communication à distance.

En effet, si le télétravail connaît un essor certain, il les techniques de communication à distance doivent s’adapter. Les besoins changent, les pratiques aussi, il convient donc de s’y adapter pour poursuivre son activité.

Communication à distance : les bonnes pratiques

Au sommaire :

  • Les outils de communication à distance et leurs fonctions.
  • Palier à l’absence de communication non verbale.
  • La communication non violente.
  • Procédure et planning de communication.
  • Revoir son utilisation des e-mails 🤦🏼‍♀️.

1 – Les outils de communication à distance et leurs fonctions

La plupart des outils de communication sont connus et utilisés par un grand nombre de personnes.

Pour ma part, j’en utilise quelques uns au quotidien et m’adapte à ceux que mes clients utilisent.

En règle générale, j’utilise le téléphone pour tout ce qui nécessite une réponse immédiate, c’est donc mon outil d’urgence.

Dans le cas où la réponse peut attendre mais que la demande est quand même importante, j’utilise la messagerie instantanée avec des outils tels que Slack, Skype ou WhatsApp. Beaucoup de mes clients utilisent Slack et Teams.

Pour toutes les informations qui ne sont pas urgentes, l’e-mail reste mon outil de prédilection car il permet un suivi sans qu’il soit absolument classé dans les urgences.

Bien évidemment, il faut également un outil de visio-conférence et j’utilise Teams en priorité, je trouve qu’il est complet pour un outil gratuit. J’aime aussi Zoom qui est tout aussi simple que Teams mais la version gratuite ne permet pas d’avoir des réunions de plus de 40 minutes si on est en groupe. 

Il est crucial d’avoir une procédure de communication pour connaître les outils à utiliser en fonction de la situation.

2 – Pallier à l’absence de communication non verbale

L’un des éléments les plus difficiles à maîtriser en communication à distance est l’absence de communication non verbale. 

Il est donc souvent difficile de faire passer un ton dans un message instantané ! On a parfois recours aux emojis mais comme pour tout, il ne faut pas en abuser ! 

C’est pour cela que les communications doivent aussi être en audio ou en visio pour permettre d’entendre les voix ou de voir les expressions du visage.

J’encourage toujours mes clients à faire au moins une réunion en visio-conférence par semaine avec leur équipe. Au delà du fait que cela permet de meilleurs échanges, cela permet également de déceler et de désamorcer des conflits en approche.

Lors de mes missions de management, cela faisait partie intégrante des habitudes hebdomadaires. Ce n’est pas parce qu’on n’est pas dans le même bureau qu’on doit forcément se sentir seul au monde !

3 – Communication non violente

La communication non violente (CNV) est une technique de communication basée sur l’empathie et la compréhension. L’agressivité n’y a pas sa place.

Il existe notamment 2 modèles de communication non violente :

DESC :

  • Décrire la situation sans jugement
  • Exprimer son sentiment 
  • Suggérer des solutions
  • proposer des Conséquences positives pour tous.

OSBD :

  • Observer la situation sans jugement
  • Exprimer son Sentiment
  • Clarifier son Besoin
  • Exprimer sa Demande

L’objectif est réellement de communiquer serainement et de ne pas émettre de jugement ou de paroles blessantes. 

On connait tous le bon vieil adage « on attire plus de mouches avec de la confiture qu’avec du vinaigre » !

Même si l’envie de taper du poing sur la table peut être tentante, il faut d’abord analyser la situation et ne pas communiquer « à chaud ». Il faut en effet toujours s’accorder le temps de la réflexion et la prise de recul nécessaire à la résolution de problème.

Donc, ne nous énervons pas, apprenons à communiquer de manière non violente !

4 – Procédure et planning de communication à distance

Comme je vous le disais plus haut, il faut établir une procédure et un planning lorsqu’on fait de la communication à distance.

En fonction de vos besoins, vous allez définir les outils à utiliser pour les situations identifiées. Ne perdez pas de vue que l’email n’est pas le moyen de communication à privilégier…

Une fois les outils définis, pensez à communiquer la procédure à votre équipe ou vos collaborateurs. Reste encore à créer un planning de communication à distance.

Toujours en fonction de vos impératifs, vous pouvez définir un planning de communication qui incluera une réunion d’équipe hebdomadaire et quelques appels individuels vers vos collaborateurs.

Si vous êtes amené(e) à manager une équipe, je vous recommande vivement de ne pas passer procédure et planning à la trappe car la communication est essentielle dans toute activité professionnelle.

5 – Revoir son utilisation des e-mails

Ah les e-mails… ce qui devait initialement nous simplifier la vie est devenu l’une de nos tâches les plus chronophages.

Entre les spams, les e-mails publicitaires, les « réponses à tous » (🤦🏼‍♀️), nous sommes littéralement submergés par cet afflux quotidien. De plus, cela nous est devenu tellement rébarbatif de lire ses e-mails qu’on peut passer à côté d’e-mails importants… 

Quelques astuces pour diminuer cette avalanche et garder le flux sous contrôle :

– créez une adresse email spéciale pour les newsletters auxquelles vous vous abonnez. Cela vous permettra de n’y aller qu’une fois par semaine par exemple et de ne pas passer à côté d’e-mails professionnels importants.

– si vous n’avez pas besoin de réponse, mettez la mention « cet e-mail est purement informatif, il n’est pas utile de me répondre ». Votre interlocuteur sera enchanté de lire cette simple phrase et vous limitez le taux de « OK » reçus en retour !

– lorsque vous êtes en copie d’un e-mail, lisez-le et archivez-le. Ne répondez pas à l’interlocuteur, il vous a mis en copie pour que vous mettre au courant. Et jamais, au grand jamais, ne faites « répondre à tous »…

Pour vous aider à rédiger des e-emails efficaces, je vous ai préparé une check-list que vous pouvez télécharger en remplissant le formulaire ci-dessous.

N’hésitez pas, c’est cadeau ! 🥳

Communication à distance : les bonnes pratiques

E-mails efficaces :

La check-list

Communication à distance

Ce qu’il faut retenir de cet article :

Nous sommes parfois bien hésitants devant les nouveaux outils. Pourtant, la communication à distance permet de travailler dans différents endroits du monde et c’est une chance !

C’est l’une des facilités à notre disposition pour devenir entrepreneur du web et avoir enfin le métier pour lequel nous sommes fait(e)s !

J’ai bien conscience que cela peut en rebuter certains d’apprendre à utiliser de nouveaux outils mais voyez cela comme une amélioration de vos compétences ! Verre à moitié plein, quand tu nous tiens !

 

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