La Panoplie de l’Assistante Virtuelle

La Panoplie de l’Assistante Virtuelle

Le métier d’assistante virtuelle est accessible à beaucoup. L’investissement financier est limité, sachant qu’on propose nos compétences et notre temps.

Cela dit, n’allez pas croire qu’il suffit d’avoir du temps et des connaissances ! Je vous propose de revoir ce que contient La Panoplie de l’assistante virtuelle. Nous avons tous nos préférences dans le matériel et les logiciels, donc j’aurais peut-être dû l’intituler « Ma » panoplie … Enfin, vous avez l’idée générale, n’est-ce-pas ?

Penchons-nous sur les détails. Vous êtes toujours avec moi ?

L’équipement

  • En premier lieu, il faut un espace de travail. L’idéal, c’est d’avoir une pièce au calme ou au moins de s’aménager un petit bureau. Travailler sur la table de la cuisine convient à certaines personnes, mais pour les personnes facilement distraites, il est préférable d’avoir son coin à soi. Il est également possible de se rendre dans les espaces de travail partagé qui fleurissent un peu partout en ce moment, ou même de faire de votre café préféré votre « bureau » !
  • L’ordinateur portable est pratiquement indispensable. Il est vrai qu’il est parfois plus agréable de travailler sur un écran plus grand, mais pour rendre visite à vos clients ou faire des présentations publiques, l’ordinateur portable reste la meilleure option. Plusieurs modèles sont disponibles pour des prix souvent très attractifs, vous n’avez pas obligatoirement besoin du dernier MacBook Pro gris sidéral (oui, vous le voulez mais vous n’en avez pas besoin 🙂 )
  • Le téléphone cellulaire, complètement indispensable. Optez pour un smartphone afin que vous puissiez avoir accès à vos emails, votre stockage cloud et un accès internet. Encore une fois, certains modèles sont peut-être un peu moins « cool » que d’autres, mais du moment que les fonctionnalités sont au rendez-vous, la fantaisie peut bien attendre !
  • N’oublions pas un accès internet stable et rapide. Bien souvent, dans notre métier, nos clients attendent de nous une réactivité, même une proactivité, et nous ne pouvons décemment pas être coupé du monde en attendant la prochaine borne wifi ! Donc, ne lésinez pas sur votre abonnement cellulaire car cela pourrait vous sauver de situations déplaisantes…
  • L’agenda n’est pas absolument indispensable mais j’aime l’idée de ne pas être dépendante à 100% de la technologie… Au ca où la batterie de mon téléphone rend l’âme alors que je dois planifier un rendez-vous, le bon vieil agenda démodé trouve une seconde jeunesse.
  • Le carnet de notes et le stylo sont ce dont je ne pourrais jamais me passer ! Avant toute chose, j’écris, j’écris tout le temps et depuis que je sais écrire. Cela amuse en général mon entourage que bien qu’ayant toute la technologie à ma disposition, je suis capable de faire un caprice pour un Moleskine !
  • Le casque/micro. Si vous faites de la transcription, de la traduction ou que vous êtes beaucoup au téléphone, alors, casque et micro sont des incontournables. Ou encore, si vous faites quelques vidéos marketing, le fait d’avoir un casque avec micro réduit considérablement le bruit alentour et votre audience peut alors se focaliser sur ce que vous avez à dire.

Les logiciels

Tout dépend de votre domaine d’opération. Les logiciels que je vous propose ci-dessous sont les basiques nécessaires, à mon sens, au métier d’assistante virtuelle.

  • Un logiciel d‘e-mail. Dans le genre basique, on ne peut guère mieux ! La communication par e-mail est effectivement le moyen principal d’échange de données entre le client et l’assistante virtuelle. Le plus utilisé est à mon avis Gmail. Il est très flexible et permet le management de plusieurs comptes. (pssst… si vous avez finalement acheté ce MacBook Pro qui vous faisait de l’œil, l’application Mail est également adaptée à notre métier. Bon à savoir, pas vrai ? 😉 )
  • Le calendrier, une nécessité absolue pour bloquer ses heures de travail, et dispatcher ses tâches et ses objectifs. Evidemment, on pourrait penser que cela fait double emploi avec l’agenda papier, mais nous avons tous nos petites manies, n’est-ce-pas ? Lorsque je ne travaille pas, mon ordinateur est au repos (comme moi !) et je fais donc mon planning sur l’agenda physique. Et honnêtement, j’adore ça ! C’est la dernière chose que je fais le soir et la première que je fais le matin, je vous parlerai de mon rituel du matin une autre fois !
  •  Evernote permet de surfer sur internet et de sauvegarder les liens et les pages qui vous intéressent. Le principe est en plus assez intuitif puisque vous avez des carnets et chaque carnet contient des notes, donc facile à organiser et à retrouver.
  • Dropbox, ou  tout autre solution de stockage cloud est absolument INDISPENSABLE. Imaginez que votre ordinateur tombe subitement en panne, par exemple, disque dur HS. Si vous n’avez pas de solution de sauvegarde externe, vous perdez toutes vos données… Je vous laisse imaginer le drame… Evidemment, cela n’empêche pas les bonnes vieilles sauvegardes hebdomadaires sur disque dur externe, mais prenez l’habitude de travailler directement sur le cloud et vous êtes à l’abri.
  • Un logiciel ou une application de relevé d’heures pour pouvoir justifier de vos heures auprès de vos clients dans la cas où vous seriez payé(e) à l’heure. Vous pouvez lire un comparatif très bien fait ici.
  • Un logiciel de gestion et facturation car vous êtes maintenant un chef d’entreprise ! Il en existe beaucoup de gratuits en open source qui sont tout à fait adapté, au moins en début de carrière. J’utilise pour ma part Wave, et j’avoue, j’en suis ravie !
  • Une application de messagerie / téléphone, comme par exemple Skype, WhatsApp, ou Viber vous permet de faire des économies substantielles sur vos frais de téléphonie et curieusement, il arrive souvent que le réseau cellulaire soit meilleur que le réseau téléphonique. Allez comprendre !
  • J’ajoute également à cette liste (bien que cela me semble d’une évidence absolue ! ) qu’il vous faut soit le pack Office ou le pack iWork, parce que notre boulot, c’est aussi la rédaction de documents, la création de feuilles de calcul, et la préparation de présentations.

Nous voici arrivés au terme de La Panoplie de l’Assistante Virtuelle. J’espère que vous avez aimé la balade !

Envie de travailler avec moi ? N’hésitez pas, remplissez le formulaire de contact et parlons de vos projets. A très bientôt.


Also published on Medium.

Laisser un commentaire

Scroll Up